Konstruktive Kommunikation per Mail

Wer nicht unnötig Zeit mit diesem eigentlich sehr praktischen Kommunikations-Tool vergeuden möchte, sollte es richtig beherrschen lernen.

E-Mails sind in der Bürokommunikation mittlerweile das unangefochtene Kommunikationsmittel der Wahl. Sie leiten schnell und sicher die Informationen an die richtigen Stellen. Doch der Umgang mit der elektronischen Post muss gelernt werden – sonst kann sich das E-Mail-Postfach nämlich schnell in die stressbedingten Alpträume einschleichen.

E-Mails können echte Zeitfresser sein. Entsprechend viele Hinweise zum Umgang mit der Büropost lassen sich finden. Der wichtigste Tipp ist leider der, den immer noch die wenigsten befolgen: Checken Sie Ihre E-Mails nicht alle fünf Minuten. Wenn sie nicht auf eine dringend benötigte Antwort warten, reicht es, wenn Sie Ihre E-Mails drei Mal am Tag abrufen: einmal am Vormittag, einmal nach dem Mittagessen, einmal kurz vor Feierabend. Starten Sie den Tag nicht mit dem Lesen von E-Mails, sondern nutzen Sie Ihre Energie für wichtige, dringende und komplexe Aufgaben und wenden Sie sich danach erst Ihrem E-Mail-Postfach zu. Und schalten Sie den Signalton ab, wenn eine neue Mail ins Postfach gelangt. Nur so lässt sich ein konzentrierter Workflow am Arbeitsplatz herstellen.

Der zweithäufigste Fehler bei E-Mails ist ein unentschlossener Umgang mit ihnen. Wer seine Mails erst einmal nur liest und für später liegen lässt, verschwendet Zeit, weil er zweimal lesen muss. Stattdessen sollten Sie direkt beim Abrufen entscheiden: Ist die Mail sofort zu erledigen oder zu delegieren? Dann tun Sie es direkt. Ist sie unwichtig? Dann löschen Sie sie sofort. Alle anderen Mails können Sie in Ihrem Postfach entsprechend sortieren – sodass es einem aufgeräumten Schreibtisch gleicht.

Einem elektronischen Postfach sieht man sein Chaos weniger schnell an als einem Schreibtisch. Doch Chaos bleibt Chaos – und Chaos frisst Zeit. Wenn Sie es noch nicht getan haben, sollten sie sich ein gutes System für Ihr Postfach überlegen. Eine Ordnerstruktur sortiert Mails den entsprechenden Bereichen zu und bietet einen wesentlich besseren Überblick über alle thematisch relevanten Informationen als jede Suchfunktion. Erstellen Sie hierfür eine Struktur, die sie für sinnvoll erachten, und testen Sie sie eine Zeitlang. Probieren Sie neben thematischen Ordnern auch funktionsorientierte Ordner aus: Für viele haben sich „Lesen“, „Beantworten“ und „Warten auf Antwort“ als effiziente Ordner erwiesen. Behalten Sie dabei Ihren Posteingang so leer wie möglich – das hat nicht nur zeittechnische Vorteile, sondern wirkt sich auch gut auf die Psyche aus.

Zu einem sinnvollen Umgang mit E-Mails gehört auch eine gewisse Radikalität beim Löschen. Die Büroexpertin Wera Nägler empfiehlt ein Direkt-Prinzip im Umgang mit E-Mails: Wenn möglich, alles direkt erledigen, delegieren, einplanen oder löschen. Newsletter, die Sie nicht lesen, sollten Sie direkt löschen, ebenso wie E-Mails mit irrelevanten Informationen oder Einladungen, die Sie nicht beantworten müssen und nicht wahrnehmen können. Behalten Sie nur die wirklich wichtigen E-Mails, auf die Sie noch zugreifen müssen. Wenn ein Projekt beendet ist, archivieren Sie den entsprechenden Ordner. So halten sie Ihr Postfach schlank und kommen nicht in die Verlegenheit, irgendwann stundenlang Mails löschen und sortieren zu müssen.

Zu einem zeiteffizienten Umgang mit der elektronischen Post gehört auch der Gedanke an den Empfänger. Schreiben Sie eine E-Mail immer nur dann, wenn Sie für den Empfänger relevant ist und das Mittel der Wahl. Müssen Sie mehrere Dinge absprechen, lohnt sich ein Anruf eventuell mehr. Setzen Sie niemanden unnötig ins cc, um auch die E-Mail-Flut der Kollegen einzudämmen. Benutzen Sie einen eindeutigen Betreff, bei denen der Empfänger sofort weiß, was ihn erwartet und selbst entsprechend mit der E-Mail umgehen kann.

Zum Schreibstil von Mails auf professioneller Ebene gibt es sehr uneindeutige Regeln. Ein Artikel auf den Karriere-Seiten der Süddeutschen Zeitung gibt den Tipp, den Stil dem Umgang mit der Person im echten Leben anzupassen: Wenn Sie mit ihrem Geschäftspartner auch flapsig umgehen können, dürfen Sie auch den Ton verwenden. E-Mails an Unbekannte sollten Sie sehr höflich halten. Unbedingt ist auf Rechtschreibung und Freundlichkeit zu achten – sonst wirken sie schnell schlampig und unachtsam. Dennoch: Zu lange sollten Sie auch nicht an den einzelnen Formulierungen feilen. Schließlich ist die E-Mail eigentlich das Kommunikationsmittel der Wahl, weil sie so schnell und unkompliziert ist. So sollten Sie sie auch behandeln.