Prozesse Anlauf, Bild: Dr. Erich Tretter

Prozesse wurden bei Dr. Tretter im Haus digitalisiert um ­Fehlerquellen zu ­reduzieren. - Bild: Dr. Erich Tretter

Zuerst blieben Lieferungen aus, dann brach die Nachfrage ein: Covid-19 hat die Maschinenbauer in den vergangenen Monaten oft an ihre Grenzen gebracht. So auch das Unternehmen Dr. Erich Tretter, das insbesondere für den Sondermaschinenbau Lineartechnik fertigt und liefert. Doch trotz Umsatzeinbrüchen hätten Krisen auch etwas Heilendes, sagt Geschäftsführer Tassilo Tretter. Schließlich lassen sich so eingefahrene Prozesse überdenken, alte Muster aufbrechen und das Vakuum nutzen, um Neues, wie zum Beispiel die Digitalisierung, auf den Weg zu bringen.

Drehzentrum, Bild: Dr. Erich Tretter
Dr. Tretter hat in ein modernes Drehzentrum investiert. - Bild: Dr. Erich Tretter

„Corona hat die Vorteile der Digitalisierung in den vergangenen Monaten immer sichtbarer gemacht. Gleichzeitig schien es auch so, als ob sich Hürden auf dem Weg dahin immer weiter senken würden“, bemerkt Tretter. Digitalisierung ist im Unternehmen schon seit einiger Zeit ein Thema, die Umsetzung verlief bis zur Pandemie allerdings nur langsam. Als der Hersteller seine Strategie für 2020 definierte, war von Covid-19 noch keine Rede. Das Ziel: die Fertigungstiefe erhöhen. Um komplexe Bauteile noch präziser und effizienter herstellen zu können, investierte der schwäbische Anbieter seit Jahren verstärkt in die Fertigung. Neuanschaffungen wie eine leistungsfähigere Drehmaschine mit angetriebenen Werkzeugen und Stangenlader von einem renommierten deutschen Hersteller haben sich schneller als geplant rentiert. Mit den steigenden Kundenansprüchen im Blick investierte das Unternehmen im Jahr 2020 auch in eine eigene Laserbeschriftungsmaschine, um die Bauteile individuell beschriften zu können. Das größte Projekt war jedoch die Übernahme des langjährigen Partners IGT aus dem westfälischen Schwelm. Eine strategische Entscheidung, um als Komplettanbieter in der Kugelgewindetechnik sowohl die eigene Marktstellung zu stärken als auch Kunden noch passgenauere Lösungen anbieten zu können.

Die Digitalisierung vorantreiben

Das Hartwirbeln, Bild: Dr. Erich Tretter
Das Hartwirbeln ist eine spanabhebende Fertigung, bei der die Kugellaufbahnen in das bereits gehärtete und präzisionsgeschliffene Spindelmaterial gewirbelt werden. - Bild: Dr. Erich Tretter

Ein weiteres strategisches Steckenpferd ist die konkrete Umsetzung der Digitalisierung im eigenen Haus. „Wir sehen darin einen Weg, unsere Zeit noch sinnvoller zu nutzen und uns schlussendlich mehr um unsere Kunden und weniger um unsere internen Prozesse zu kümmern. Haben wir digital erstmal alles sauber hinterlegt, profitieren wir von der Einfachheit und sparen wertvolle Zeit und Kosten“, ist Tassilo Tretter überzeugt. Ein Beispiel ist das papierlose Büro, das schon seit 2019 in Teilen des Unternehmens testweise umgesetzt wurde. Auch Corona änderte hier einiges. Um Kontakte zu vermeiden, schickte das Unternehmen sein Personal teilweise ins Homeoffice. Damit war es nicht mehr möglich, ein Dokument schnell mal über den Tisch zu reichen. Das Unternehmen hat in diesem Zug auch beim gesamten Vertriebsteam die Chance ergriffen, mit neue Arbeitsweisen Papier zu sparen. Zudem wurden Prozesse überdacht und digitalisiert, um diverse Fehlerquellen zu eliminieren.

Und genau das schaffte auch ein besseres Bewusstsein für typische Probleme im Lager. Überwiegend wurden Lagerplatzbeschriftungen bis hin zur Auftragsabwicklung handschriftlich erfasst. Damit entstanden Fehler. Zudem konnte bei der Kommissionierung der Suchaufwand enorm sein. Mitten in der Pandemie haben die Verantwortlichen gemeinsam mit Studierenden der ESB Business School in Reutlingen ein Digitalisierungskonzept mit Handscannern im Lager durchgeführt. „Hierbei haben wir es geschafft, ganz konkrete Lösungen zu erarbeiten und mit einem straffen Zeitplan umzusetzen – fast ausschließlich in digitalen Arbeitsformaten“, berichtet Tassilo Tretter begeistert. Im Rahmen einer Projektarbeit wurden Schwachstellen und Fehlerquellen in den Abläufen analysiert, Prozesse beim Kommissionieren und im Wareneingang optimiert und mittels Barcodes und Handscannern letztlich digitalisiert. „Wir sind deutlich schneller und haben einen besseren Überblick über den Bestand“, sagt Tretter. „Wir können damit unsere Kunden schneller und zuverlässiger beliefern und mit einer einheitlichen Kennzeichnung dauerhaft Fehler vermeiden und Suchzeiten minimieren.“

„Wir sind seit mehr als 50 Jahren auf dem Markt, und Krisen haben uns immer gezeigt, dass sie auch etwas Heilendes haben.“

Tassilo Tretter, Geschäftsführer von Dr. Erich Tretter

Grundlagen für die Kommunikation

„Das Projekt war nur möglich, weil wir online über eine Business-Software Video- und Webkonferenzen mit beliebig vielen Personen abhalten konnten und eine gemeinsame Plattform für den Datenaustausch und der Zusammenarbeit gegeben war“, sagt der Geschäftsführer. „Schon vor dem Studienprojekt haben wir uns angesichts der Pandemie zügig für diese Business-Software entschieden, um die Interaktionen der Mitarbeiter im Homeoffice sowie gegenüber den Kunden möglichst auf hohem Niveau zu halten“, berichtet Tretter.

Auf die geänderte Kommunikation über das Web mussten sich auch die Außendienstmitarbeiter einstellen, die unter der aktuellen Situation wohl am meisten zu leiden haben. „Ihre Paradedisziplin ist natürlich die direkte Auseinandersetzung beim Kunden vor Ort – am besten gleich an der entsprechenden Maschine“, erzählt der Geschäftsführer. Doch durch die Kontaktbeschränkungen und den Vorgaben der Firmenleiter war es kaum noch möglich, Termine vor Ort zu bekommen. „Der persönliche Kontakt ist durch nichts zu ersetzen“, hat Tassilo Tretter festgestellt. „Aber via Webmeeting können wir mit unseren Kunden in Kontakt bleiben und uns bei der Beratung in die Augen blicken – hier geht es ja schließlich auch um Vertrauen.“ Die Mitarbeiter stellen Produkte vor oder fertigen Skizzen auf einem geteilten Bildschirm an. Das klappt sehr gut, wenn der Gegenüber das nötige Werkzeug hat und sich darauf einlässt, haben die Mitarbeiter festgestellt. So gut, dass die Frage aufkam: Wie häufig müssen Kundenbesuche eigentlich künftig noch stattfinden?

Service in Corona-Zeiten

„Viele Service-Anfragen unserer Kunden können wir schon am Telefon beantworten“, weiß Tretter. Bei Beratungen greifen die Experten nun auch immer häufiger auf Webmeetings zurück. Aber natürlich fahren die Mitarbeiter in dringenden Fällen unter Einhaltung der Hygienemaßnahmen auch zu Besuchen vor Ort. Zum Beispiel wenn es um die Frage geht: Wie ersetze ich defekte Komponenten einer Maschine, deren Hersteller nicht mehr existiert? Genau dieser Fall trat kürzlich bei einem Kunden während der Pandemie ein. Die Anlage konnte nur mit Not am Laufen gehalten werden, und die Geräuschentwicklung kündigte den baldigen Totalausfall an. Bei einer Drei-Schicht-Fertigung ist dies immer ein sehr heikles Thema hinsichtlich Stillstandzeiten. Da es den ursprünglichen Maschinenhersteller nicht mehr gab, sollte der technisch versierte Außendienst von Dr. Tretter helfen. Bei einer ersten Inspektion konnte er die benötigten Bauteile identifizieren und deren Bevorratung sicherstellen. Im zweiten Schritt half er mit, die defekten Teile während einer Wartungspause auszubauen. „Bei uns im Haus haben wir sie dann exakt analysiert, vermessen und binnen 24 Stunden neu gefertigt“, berichtet der Geschäftsführer. „Das war eine anspruchsvolle Aufgabe angesichts des Zeitdrucks – und der Ungewissheit, ob wir das auch genauso hinbekommen. Aber wir haben es geschafft!“ Also ganz ohne persönlichen Kontakt wird es auch künftig nicht funktionieren.

Das vergangene Jahr war bestimmt nicht einfach, und auch die kommenden Monate werden es nicht sein. „Was mich dennoch zuversichtlich stimmt, ist die Tatsache, dass wir trotz zweistelligen Umsatzrückgängen kaum Kunden verloren haben.“ Das Unternehmen konnte sogar neue Kunden gewinnen. Dazu zählt ein Hersteller von Beatmungsgeräten. Also kann auch hier die Pandemie eine Chance sein. „Wir sind seit mehr als 50 Jahren auf dem Markt, und Krisen haben uns immer gezeigt, dass sie auch etwas Heilendes haben“, weiß Tassilo Tretter.

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