Reisebüros und -verbände, aber auch Industrie- und Handelskammern geben immer wieder Listen mit allgemeinen Tipps für sicheres Reisen heraus, auch was den Datenschutz betrifft. Dazu gehören beispielsweise die Verwendung von aktueller Backup- und Sicherheitssoftware, das Verschlüsseln vertraulicher Informationen und das Meiden ungesicherter WLAN-Verbindungen und fremder Geräte.
Grundsätzlich sollten Reisende nur wirklich benötigte Geräte und Informationen mitnehmen, um leichter den Überblick zu behalten. Teilweise wird für bestimmte Länder davor gewarnt, auf die Sicherheit von Hotelsafes zu vertrauen. „Das Risiko für Geschäftsreisende in Ländern wie China oder Russland Opfer von Wirtschafts- oder Industriespionage zu werden, ist als erhöht zu betrachten“, gibt auch Frenzel zu bedenken.
Je nach Risikoprofil und Land kann bei längeren Aufenthalten ein spezielles Sicherheitstraining zur Vorbereitung gehören. Darin lernen Mitarbeiter, wie sie sich in Gefahrensituationen richtig verhalten oder diese – noch besser – ganz vermeiden können, beispielsweise was die Kriminalität oder Unruhen vor Ort angeht. Ebenso sollten sie in die bestehenden Sicherheitskonzepte und Notfallplanungen eingewiesen werden. „Welche Maßnahmen notwendig sind, muss im Einzelfall detailliert geprüft werden“, sagt Frenzel.
Informationen aus erster Hand verwenden
In der Praxis handhaben die Unternehmen das Thema unterschiedlich. Endress+Hauser beispielsweise fährt bei der Informationsbeschaffung mehrgleisig. „Zur Vorbereitung von Mitarbeitern auf Dienstreisen ins Ausland verlassen wir uns einerseits auf die Reiseempfehlungen und auch Empfehlungen zur Impfung, die regelmäßig durch den Bund veröffentlicht werden. Bestimmte Mitarbeiter, die regelmäßig ins Ausland reisen sind verpflichtet, einige Grundimfpungen vorzunehmen. Selbstverständlich übernimmt Endress+Hauser als Arbeitgeber die anfallenden Kosten“, beschreibt Marcom Manager Public Relations Philippe Metzger das Vorgehen.
Andererseits liefert ein Netzwerk aus unternehmensinternen Strategic Business Managern der einzelnen Länder beziehungsweise Regionen ergänzende Hinweise. Im Zielland selbst haben Mitarbeiter vor Ort die Verantwortung für ihre anreisenden Kollegen. „Es gibt immer Ansprechpartner von Endress+Hauser im Land“, erklärt Metzger. „Außerdem arbeiten wir mit einem international vertretenen Reisebüro beziehungsweise Reisedienst zusammen, Carlson Wagonlit Travel, und unterhalten natürlich engen Kontakt zu den nationalen und internationalen Airlines.“
Bei Ländern, in denen Frauen besonderen Risiken ausgesetzt sind, wird vorab geklärt, ob die Mitarbeiterin die Reise durchführen will. „Gegebenenfalls wird ihr Unterstützung durch einen Sicherheitsdienst oder Personenschutz vor Ort angeboten. Auch hier nehmen wir Kontakt mit den Mitarbeitern vor Ort auf, welche die lokalen Gegebenheit am besten einschätzen können“, berichtet Metzger. Ein konkretes Worst-Case-Szenario, beispielsweise für Entführungen, gebe es zwar nicht, der PR-Manager betont aber: „Bisher haben wir jeden Mitarbeiter wieder gesund zurückgeholt. Ganz grundsätzlich gilt bei Endress+Hauser: Die Sicherheit der Mitarbeiter ist wichtiger als der Geschäftsabschluss.“
Hilfe vom Spezialisten
Ein internationaler Maschinenhersteller, der nicht namentlich genannt werden möchte, verlässt sich zumindest für die Ernstfälle auf externe Hilfe und arbeitet dazu mit einem Dienstleister für Gesundheitsversorgung, medizinische Beratung und Reisesicherheit zusammen. Die Flüge werden online durch eigene Travelarranger gebucht, anschließend kann sich der Reisende über ein Portal des Kooperationspartners anmelden, damit seine Reise mit verfolgt werden kann. Standardmäßig erhält er dann Informationen über Visum, Impfungen und Ähnliches.
Falls Gefahren auftreten, beispielsweise wenn Unruhen ausbrechen, erhält er die Information als E-Mail. Gegebenenfalls wird er über sein Mobiltelefon umgehend direkt kontaktiert. Auch die Reisebüros würden Informationen bereitstellen, zum Beispiel bei Streiks der Bahnangestellten. Bei kleineren Problemen, wie einem ausgefallenen Flug, melden sich die Mitarbeiter direkt bei ihrem Travelarranger. In solchen Fällen setze man sich mit dem Reisebüro in Verbindung und suche eine passende Lösung, organisiere einen Mietwagen oder buche um auf einen anderen Flug, erklärt das Unternehmen.
Weiterreichende Maßnahmen zur persönlichen Sicherheit oder Rückholaktionen der Mitarbeiter organisiert die Konzernzentrale ebenfalls über diesen externen Anbieter. Allerdings seien diese Fälle in den deutschen Niederlassungen bisher nicht vorgekommen, da diese Mitarbeiter hauptsächlich in Europa unterwegs sind oder nach China und in die USA reisen.