Bild: Fotolia; Les Cunliffe

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Irgendwann säuft jeder mal zwischen seinen Tätigkeiten ab und vergisst oder vermasselt aus Zeitgründen eine wichtige Aufgabe. Damit Ihnen das künftig nicht (mehr) passiert, hat Diplom-Ingenieur Gunthart Mau, der als Fachpressereferent seinen Arbeitstag nach bewährten Zeitmanagement-Methoden organisert, für ke NEXT seine Tipps zusammengestellt.

Trennen Sie datierte und undatierte Aufgaben

Dienstreise, Gruppenbesprechung oder Vertreterbesuch sind feststehende Termine, die Sie (meist) nicht beeinflussen können. Diese Daten kommen in eine tägliche, gegebenenfalls auch stündliche, To-do-Liste. Andere, undatierte Aufgaben tragen wir oft genug von Tag zu Tag, von Woche zu Woche um, weil wir meist zu viel von unserer Arbeitskapazität verplanen, oft unvorhergesehene Aufgaben anfallen oder ihre Erledigung mehr Zeit beansprucht als zunächst angenommen. Deshalb gehören undatierte oder längerfristige Aufgaben in eine separate Liste.

Priorisieren Sie Ihre Aufgaben

Der US-amerikanische Präsident Eisenhower war ein stark beschäftigter Mann. Um die Vielzahl seiner Aufgaben sinnvoll klassifizieren zu können, schuf er ein Ordnungssystem, das bis zum heutigen Tag eine nützliche Hilfe darstellt. In einem orthogonalen Koordinatensystem bezeichnete Eisenhower die (horizontale) Abs­zissen-Achse mit Dringlichkeit, die Ordinaten-Achse mit Wichtigkeit. Somit konnte er seine Aufgaben den vier Quadranten folgendermaßen zuordnen: wichtig und dringend – sofort erledigen, wichtig, aber nicht dringend – einplanen und persönlich erledigen, dringend, aber nicht wichtig – an kompetente Mitarbeiter delegieren, weder wichtig noch dringend – in den Papierkorb.

Setzen Sie Prioritäten nach dem Grad der Wertschöpfung

Hierbei handelt es sich um eine Modifikation der Eisenhower-Matrix. Die Einteilung der Aufgaben nach dem Grad der Wertschöpfung ist sehr sinnvoll, weil sie letztlich für den Unternehmenserfolg ausschlaggebend ist. Dabei lassen sich drei Gruppen von Aufgaben clustern. Erstens: wertschöpfende Arbeiten. Wertschöpfende Tätigkeiten sind meist nicht unmittelbar dringend, sondern längerfristig angelegt, beispielsweise eine neue Gerätegeneration in den nächsten zwei Jahren zur Marktreife bringen. Diese Arbeiten sollten regelmäßig und in kreativer Atmosphäre erledigt werden. Am besten man reserviert dafür feste Zeiten, zum Beispiel zweimal in der Woche vormittags. Grundsätzlich lässt sich hier feststellen: Mehr Zeitaufwand führt zu mehr Ergebnis. Zweitens: nicht wertschöpfende, aber dringende Arbeiten. Diese Gruppe ist recht groß. Es handelt sich um Aufgaben, die nicht direkt zum Unternehmenserfolg beitragen, jedoch baldmöglichst erledigt werden müssen, zum Beispiel eine Dienstreise abrechnen oder eine Besprechung organisieren. Weil mehr Zeitaufwand hier nicht das Ergebnis verbessert, sollte man diese Arbeiten zügig erledigen. Drittens: nicht wertschöpfende und nicht dringende Aufgaben. Es gibt immer wieder Tätigkeiten mit geringerer Bedeutung, die man irgendwann einmal erledigen (lassen) kann, zum Beispiel Unterlagen ordnen, statistische Auswertungen (ohne Dringlichkeit) vornehmen oder den Schreibtisch aufräumen. Auch hier verbessert mehr Zeitaufwand nicht das Ergebnis. Daher sollte man diese Dinge schnell erledigen, am besten wenn die Leistungskurve ein lokales Tief hat, also am frühen Nachmittag.

Buchtipps

Zwei Literaturempfehlungen

Gunthart Mau empfiehlt an Zeitmanagement Interessierten unter anderem die folgenden beiden Bücher: David Allen:
„Wie ich die Dinge geregelt kriege“ (am. Originalausgabe: „Getting things done“). Selbstmanagement für den Alltag, 14. Aufl., Piper Verlag, München 2011, ISBN 978-3-492-24060-4; 9,99 Euro
Lothar Seiwert: „30 Minuten Zeitmanagement“, 18., überarbeitete Aufl., Gabal Verlag, Offenbach 2012, ISBN 978-3-86936-381-3; 8,90 Euro

Mut zur Lücke!

Der italienische Nationalökonom Vilfredo Pareto entdeckte das statistische Phänomen, dass eine kleine Zahl hoher Werte einer Menge (etwa 20 Prozent) mehr zum Gesamtwert beiträgt als die hohe Zahl kleiner Werte dieser Menge (also die restlichen 80 Prozent), kurz das 80/20-Prinzip. (Dabei kann diese Regel durchaus um einige Prozent variieren, auch das Verhältnis 83/17 ist möglich.) Etwa 20 Prozent der Familien besitzen 80 Prozent des Vermögens. Ähnliches gilt für die Häufigkeit unserer Kleidungsauswahl, für die Verteilung der Bevölkerung auf Ballungszentren und den ländlichen Raum und vieles anderes mehr. Oft trifft es zu, dass die letzten 20 Prozent einer Aufgabe den größten Arbeitsaufwand erfordern. Prüfen Sie, ob Perfektionismus wirklich sein muss und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Das schließt naturgemäß die Ausblendung der anderen, für Sie unwichtigen, Sachverhalte mit ein.

Setzen Sie Ihre Arbeitsmittel richtig ein

Der E-Mail-Posteingang ist keine Ablage; halten Sie ihn leer (das heißt maximal so viele Nachrichten wie das Vorschaufenster anzeigen kann.) Selbstdefinierte Regeln leiten Nachrichten von bestimmten Absendern, E-Mail-Newsletter und ähnliches in Unterordner, die man bei Gelegenheit durchsieht. Fassen Sie jede E-Mail nur einmal an. Was sich in maximal drei bis fünf Minuten abarbeiten lässt, wird sofort erledigt, alles andere eingeplant oder gelöscht. Es reicht, den E-Mail-Posteingang zwei- oder dreimal täglich durchzusehen, beispielsweise zu Arbeitsbeginn, nach der Mittagspause und in der letzten Arbeitsstunde. Schalten Sie optische und akustische Benachrichtigungen aus, sie lenken nur ab. Je nach Arbeitsinhalt kann auch eine vormittägliche Telefonabstinenz sinnvoll sein. Verwenden Sie vorgefertigte Texte für wiederholte Standardschreiben. Erstellen Sie Merkzettel für regelmäßige Arbeitsabläufe. Sie helfen, sich an Grundregeln zu erinnern und den roten Faden nicht zu verlieren.

Etwas Grundlegendes

Leistung gelingt besser in Ruhe, denn in der Ruhe liegt die Kraft. Erfolgreiches Zeitmanagement (besser: Selbstmanagement) hat etwas mit der Verfolgung übergeordneter Lebensziele zu tun. Disziplin ist der Schlüssel zum Erfolg.

Autor: Dipl.-Ing. Gunthart Mau, Referent Fachpresse bei SEW-Eurodrive