Die "70:20:10"-Regel: In sechs Schritten zum Projekt-Profi

Drei Tage „Crashkurs Projektmanagement“, dann das erste kleine eigene Projekt: Bis in die Haarspitzen motiviert wollte der Konstruktionsingenieur eines Maschinenbauers „ein richtig guter Projektmanager“ werden. Doch direkt beim Start ins erste eigene Vorhaben begann der angehende Projektmanager zu stolpern. Wie er ein Team zusammenstellt und einen „Kickoff“ für sein Projekt durchführt – dies wusste er nicht. Entweder hatte dieses Thema im Kurs gefehlt. Oder die Hinweise waren ihm angesichts der vielen hektisch vorgestellten Methoden entgangen.

In drei Tagen wird niemand ein „richtig guter Projektmanager“. Fachleute zerstreuen diese Hoffnungen auf schnelles Durchstarten ins Projektgeschäft; ein einfacher Crashkurs bietet bestenfalls erste Orientierung. „Projektmanagement ist heute eine komplexe Führungsaufgabe. Manche Vorhaben verfügen über das Budget und Personal von mittelständischen Unternehmen“, sagt Wolfgang Rabl, Partner der Unternehmensberatung next level consulting. Deshalb müssen Projektmanager ihr Handwerk sorgfältig lernen – häufig über viele Jahre in einer sogenannten Learning Journey aus Schulung, Training, Coaching, Erfahrungsaustausch, Dialog mit Mentoren, Zertifizierungen und Diskussionen im Kollegennetzwerk.

Echte Projektprofis haben sich in Seminaren und Trainings vergleichsweise wenig Wissen angeeignet. Das meiste Know-how haben sie im Gespräch mit „alten Hasen“ gelernt – und vor allem bei der täglichen Arbeit gewonnen. Fachleute haben dafür die 70-20-10-Regel entwickelt: Siebzig Prozent des Wissens aus Erfahrung sowie Feedback auf die eigene Arbeit, zwanzig Prozent durch den Dialog mit anderen, zehn Prozent „formales Lernen“ in Schulungen. „Wer ein richtig guter Projektmanager werden will, muss auch selbst aktiv werden und seine Learning Journey in die Hand nehmen“, erklärt Rabl. Mit sechs Strategien im Gepäck kann er sich auf diesen „Lern“-Weg machen.

Viele wertvolle Tipps und Kniffe aus dem Projektmanagement sind weder in Büchern nachzulesen noch in Seminaren zu hören. Angehende Projektmanager sollten jede Gelegenheit nutzen, mit Kollegen Erfahrungen auszutauschen, auch dann, wenn die Kollegen aus anderen Branchen und Unternehmen kommen. Als Kontaktforum bietet sich das Internet an. Dort haben sich lebhafte Communities gebildet, die etwa Diskussionsgruppen in sozialen Netzwerken organisieren. Noch hilfreicher sind Fachverbände wie die „GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V.“ oder das auch im deutschsprachigen Raum tätige „PMI Project Management Institute“ aus den USA. Diese Verbände bieten Fachvorträge und laden zum Fachdialog ein.

Projektprofis entscheiden häufig aus dem Bauch heraus und gehen unkonventionelle Wege. Deshalb sind die „alten Hasen“ ideale Sparringspartner für angehende Projektmanager. „Einige Unternehmen setzen Mentorenprogramme auf“, erklärt Wolfgang Rabl. „In diesen Programmen werden jungen Projektmanagern erfahrene Kollegen zur Seite gestellt.“ Regelmäßig kommen Mentor und Projekt-„Rookie“ zusammen und besprechen das Projekt. Ähnlich effektiv können Coachings mit externen Fachleuten sein, die neue Ideen und „frischen Wind“ ins Projektmanagement bringen.

Teamführung, Verhandlungsgeschick, Motivation und Konfliktmanagement: Die Anforderungen an Projektmanager sind in den vergangenen 15 Jahren enorm gestiegen. Diese sogenannten „Soft Skills“ müssen Projektmanager immer wieder üben und trainieren. Dafür wurden sogenannte „serious games“ entwickelt. Die Teilnehmer erhalten einen fiktiven Projektauftrag – und müssen in einem Rollenspiel das Vorhaben planen, Teams zur Höchstleistung führen, Konflikte entschärfen oder Krisen lösen. „Entscheidend dabei ist, dass die Gruppe gemeinsam Lösungen findet und das Wissen im Dialog entwickelt“, sagt Rabl. Denn durch diese Kooperation im Spiel werden die Soft Skills zusätzlich trainiert.

Viele junge Projektmanager scheuen sich, ihr Projekt von Fachleuten begutachten zu lassen. Ein Fehler! Von dem Urteil und dem Feedback können die Projektmanager fast immer profitieren. Einige Unternehmen bieten ihren Projektmanagern eine Art „Gesundheitscheck“ für ihre Vorhaben an. Kurz nach dem Start überprüfen Experten das Projekt auf Herz und Nieren: Sind alle angefallenen Managementaufgaben erfüllt? Stimmen die Planungen zu Terminen und Budgets? Sind die Risiken bewertet, ist das Team gut geführt und motiviert? Gut gemachte Checks sind heute stark auf Dialog und kollegialen Austausch angelegt. Statt wochenlanger Befragungen und Auswertungen braucht ein Health Check für Projekte heute kaum länger als ein oder zwei Tage.

Auch nach jahrelanger Projektpraxis schreiben einige Profis noch Tagebuch. Bei den Einträgen reflektieren sie ihre Erfahrungen und denken über neu gewonnene Erkenntnisse nach. „Erfahrungen sind das Kapital erfolgreicher Projektmanager“, weiß Rabl. Ein Projekttagebuch zu führen, sichert Projektmanagern die Zinsen ihres Erfahrungsschatzes.

Sechste Strategie: Zertifikat erwerben

Fachverbände für Projektmanagement zertifizieren Projektmanager auf unterschiedlichen Leveln. Sie prüfen nach einem festgelegten Schema das Wissen und die Erfahrung; nach bestandener Prüfung erhalten diese ein Zertifikat des Verbands, das meist international gültig ist. Solche Zertifikate haben zwei Vorteile. Zum einen deckt die Vorbereitung auf die Prüfung mögliche Wissenslücken auf. Der Projektmanager erkennt sein „Trainings-
potenzial“und kann gezielt Wissen ergänzen.

Zum anderen kommt ein angehender Projektmanager mit Zertifikat schneller zu einem ersten Projekt, in dem er Erfahrungen sammeln kann. „Zertifikate geben Projekt-Auftraggebern die Sicherheit, dass ein Projektmanager der Projektleitung gewachsen ist“, sagt Rabl, „Zertifikate sind häufig ein Sprungbrett für die persönliche Karriereleiter.“