Gute Projektleiter sind Täter, nicht Opfer

Die Aufgabe eines Projektleiters lässt sich mit wenigen Worten beschreiben: Er ist dafür verantwortlich, das Projektergebnis zu liefern. Wie viel Sprengstoff diese Aussage enthält, wird deutlich, wenn man den Alltag vieler Projektleiter betrachtet.

Wie verstehen Projektleiter in Ihrem Unternehmen deren Rolle, nehmen sie die Verantwortung an? Gar nicht so einfach, wenn man keine Macht hat. Trotzdem sind Projektleiter dafür verantwortlich, das gewünschte Ergebnis zu liefern.

Im wirklichen Leben entscheidet der Einkäufer, wo Dinge für das Projekt hergestellt und Abteilungsleiter darüber, in welcher Reihenfolge Aufgaben fürs Projekt gemacht werden. Das Schlimme daran: Die Projektleiter nehmen das selbst dann hin, wenn dadurch der Projekterfolg gefährdet wird. Aber: Gute Projektleiter sind Täter, nicht Opfer.

Wer die Entscheidung des Einkaufs einfach hinnimmt, nimmt damit gleichzeitig die Rolle des Projektleiters nicht an. Wobei für die meisten Projektleiter klar sein dürfte, dass sie keine Macht haben. Sie können dem Einkäufer nicht einfach etwas diktieren. Entsprechend ist das Geschick des Projektleiters gefragt, trotzdem eine für sein Projekt sinnvolle Lösung zu erreichen. Meist hat das damit zu tun, die Auswirkungen des Handelns aufzeigen zu können und durch geschickte Kommunikation eine Lösungsorientierung zu erreichen.

Das könnte so aussehen: „Sehen Sie hier im Zeitplan, wenn wir das Teil nicht im Haus machen, verlieren wir mindestens die Transportzeit. Der Vorgang liegt auf dem kritischen Pfad. Damit verlieren wir diese Zeit für das gesamte Projekt und der Abschlusstermin ist gefährdet.“ Meist wird der Gesprächspartner nun argumentieren, dass der Aufwand aber zu hoch sei, wenn die Leistung andernorts erbracht wird. Und hat damit recht. Allerdings bezieht er sich auf eine andere Ausprägung des magischen Dreiecks der Projektarbeit: Während der Projektleiter die Zeit als führende Größe sieht, sieht der Einkäufer den Aufwand.

Um dieses Dilemma aufzulösen, muss es ebenfalls sichtbar werden: „Sie liegen vollkommen richtig. Der Aufwand wird steigen. Allerdings müssen wir den Liefertermin halten, um unser neues Produkt noch auf der Messe in diesem Jahr ausstellen zu können. Weshalb ich den zeitlichen Aspekt im Moment höher bewerte, als den Aufwand.“

Viele derartige Störfeuer können auf diesem Wege aufgelöst werden. Das ist Aufgabe des Projektleiters und erfordert in sehr vielen Fällen keinerlei hierarchische Kompetenz. Dass diese fehlt, wird das ein oder andere Mal als bequeme Ausrede genutzt, um den vermeintlich unbequemen Weg nicht gehen zu müssen. Der allerdings lohnt sich mindestens für den Projekterfolg.

Gelingt es allerdings nicht, das Dilemma auf diese Weise zu lösen, ist es nur logisch, das Problem zu eskalieren. Das ist ebenfalls Aufgabe des Projektleiters, denn er ist verantwortlich, das Ergebnis zu liefern. Spätestens in diesem Moment wird klar, warum ein Projekt immer eine übergeordnete Instanz braucht, die in Konfliktfällen für eine Entscheidung sorgt. Das kann entweder ein mächtiger Auftraggeber sein oder ein entsprechend mit Kompetenzen ausgestatteter Lenkungskreis.

Der Diplom-Wirtschaftsingenieur (FH) Holger Zimmermann arbeitet als Projektleiter und -coach sowie als Trainer und lehrt als Dozent für Projektmanagement an verschiedenen Hochschulen. 1997 hat er in Horb am Neckar das Unternehmen Projektmensch gegründet, das Zeit- und Projektmanagementtraining anbietet. Weil bei vielen Projekten die Führungskräfte Widerstände ihrer Mitarbeiter überwinden müssen, verfügt das Team auch über Kenntnisse in Psychologie, Veränderungsmanagement und Führung. Als Ingenieur kennt Zimmermann die Nöte und Sorgen seiner Berufskollegen aus eigener Erfahrung.