Bei Projekten sind Termine und Kosten wichtig. Wie kriege ich diese am besten in den Griff?
Mit einem Projektplan. Wir haben im Projektmensch-Blog mal in einem Artikel geschrieben: „Bitte hört auf, Termine einzuhalten“. Im Projekt gibt es meistens genau einen einzigen Termin, den ich halten muss – den Liefertermin. Der Projektplan ist nichts anderes, als dass ich mir gemeinsam mit meinen Kollegen Gedanken mache, wie wir vorgehen wollen, um diesen Termin halten zu können. Dabei weiß man, wenn man einen Plan erstellt: Er wird so nicht eintreffen. Irgendjemand wird krank, manche Aufgaben lassen sich noch gar nicht absehen. Man kann es nur grob eintragen.
Warum ist der Plan dann trotzdem sinnvoll?
Weil ich aus dem Unterschied zwischen dem, was auf dem Papier geschrieben steht und der Realität Schlüsse ziehen kann. Darin liegt die Magie, um Termine halten zu können: Dass ich erkenne, wo es Handlungsbedarf gibt, und ich diesen dann in Maßnahmen umsetzen kann.
Welche weiteren Fehler treten Ihrer Erfahrung nach häufig auf?
Was sehr häufig unterschätzt wird, ist die Kommunikation mit dem Umfeld. Man berichtet vielleicht noch dem eigenen Vorgesetzten, aber der Leiter der Marketingabteilung kriegt schon nichts mehr mit. Das kann zum Stolperstein werden, wenn derjenige dann in einer Art und Weise in das Projekt eingreift, die mir nicht gefällt.
Hier hilft es, wenn ich mir zu Beginn des Projektes bewusst mache, welche Führungskräfte involviert sind, und wer noch ein Interesse an diesem Projekt haben könnte, und ich mir dann Strategien überlege, wie ich alle auf dem Laufenden halten will.
Ich erlebe es häufig, dass Berichtstermine als Pflicht wahrgenommen werden. Eigentlich sollte man als Projektleiter eine andere Sicht haben. Denn das ist der Zeitpunkt, zu dem ich die Chance habe, alle Führungskräfte an einen Tisch zu bekommen und sie im Sinne meines Projektes einzuspannen, beispielsweise indem ich Vorschläge für anstehende Entscheidungen unterbreite.
Über Holger Zimmermann
Der Diplom-Wirtschaftsingenieur (FH) Holger Zimmermann arbeitet als Projektleiter und -coach sowie als Trainer und lehrt als Dozent für Projektmanagement an verschiedenen Hochschulen. 1997 hat er in Horb am Neckar das Unternehmen Projektmensch (www.projektmensch.com) gegründet, das Zeit- und Projektmanagementtraining anbietet. Weil bei vielen Projekten die Führungskräfte Widerstände ihrer Mitarbeiter überwinden müssen, verfügt das Team auch über Kenntnisse in Psychologie, Veränderungsmanagement und Führung. Als Ingenieur kennt Zimmermann die Nöte und Sorgen seiner Berufskollegen aus eigener Erfahrung.