Vierter Schritt: der Startworkshop mit dem Team

Jedes Projekt beginnt offiziell mit einem Startworkshop, dem sogenannten Kick-off. Das Team lernt sich erstmals kennen. Die Projektleiterin stellt die Aufgabe, das Ziel und erste Planungen vor. Gemeinsam diskutiert das Team die Lösungswege. Es analysiert die Risiken des Vorhabens, wertet ähnliche Projekte aus der Vergangenheit aus, plant die Kommunikationswege und legt fest, wer mit welchen Befugnissen für was zuständig ist. Darüber hinaus betrachtet es die Umgebung des Projekts: Mit welchen Personen oder Gruppen kann das Projekt in Konflikt kommen? Was erwarten und fordern diese Interessengruppen? Profis moderieren diesen Workshop möglichst nicht selbst. Sie wissen: Die Doppelrolle von Projektleitung und Moderation kann schnell überlasten. Zudem vermittelt ein neutraler Moderator besser bei unterschiedlichen Meinungen.

Die meisten männlichen Projektmanager können damit leben, dass nach dem Startworkshop noch nicht alle Fragen im Team geklärt sind. Sie warten ab, ob sich die Fragen nicht von allein erledigen. Falls nicht, wird nachverhandelt. Solche Risiken gehen Frauen selten ein – und dies ist gut so! Projektmanagerinnen dokumentieren während des Startworkshops offengebliebene Punkte und diskutieren sie anschließend im kleinen Kreis. „Frauen suchen den Ausgleich und den Konsens“, sagt Zimmer-Reps. Aber Vorsicht, ein Kuschelkurs und zu viel Wohlfühlatmosphäre darf das Projekt nicht behindern! Dies kann zu endlosen Diskussionen und zu faulen Kompromissen führen, wenn wirklich jeder ins Boot geholt werden soll. Deshalb: Projektmanagerinnen sollten Meinungsverschiedenheiten auch aushalten können. Im äußersten Fall sprechen sie ein Machtwort – wie ihre männlichen Kollegen es tun.

Was ist der größte Fehler, den Frauen im Vergleich zu Männern beim Projektmanagement machen?

Viele Frauen neigen dazu, bei der Vorbereitung und Planung eines Projektes sehr detailliert vorzugehen und versuchen dann ihr Projekt gemäß ihres Masterplanes umzusetzen. Die Planungsphase kann sich dabei unnötig in die Länge ziehen und kostbare Zeit, die am Ende des Projektes fehlt, fressen. Ergeben sich Veränderungen im Projektverlauf, werden diese wiederum mühsam eingearbeitet und bis ins kleinste Detail durchgeplant. Dabei verlieren sie oft das große Ziel aus den Augen und verzetteln sich in relativ unwichtigen Details. Mein Rat: Am Anfang des Projektes nicht zu viel Zeit mit der Planung zu verlieren, stattdessen mit einem groben Plan und dem Ziel vor Augen ins Projekt zu starten und die Details im Projektverlauf zu klären.

Die Frage stellte Angela Unger, Redaktion