Zeitmanagement: 9 Tipps für den Ausstieg aus dem Hamsterrad

Immer mehr leisten in immer weniger Zeit? Lieber häufiger Nein sagen und die Aufgaben bewusster auswählen!, empfiehlt Holger Zimmermann von Projektmensch. Der studierte Wirtschaftsingenieur berät unter seinen Klienten auch andere Ingenieure, wie sie die Zeittücken in ihrem Job meistern können. Mit den folgenden Tipps können Konstrukteure und Ingenieure den Ausstieg aus dem täglichen Hamsterrad schaffen:

1. Vor 20 Jahren empfahlen Zeitmanagementexperten ihren Klienten mit der Eisenhower-Matrix, möglichst viel abzuarbeiten. Inzwischen überfluten Infos aus Mails, Internet, Anrufen, Projekten, externen und internen Besprechungen die Arbeitnehmer. Deshalb raten Experten wie Holger Zimmermann dazu, nicht den Fokus zu verlieren, damit man am Ende nicht alles außer seinen eigentlichen Aufgaben erledigt. Dazu muss man auch mal Nein sagen.
2. Ingenieure und Konstrukteure stecken in verschiedenen Rollen: Wissensarbeiter, Team- oder Projektleiter, Elternteil, Partner, Kumpel oder Vereinsmitglied. Die Zeit, die man zur Verfügung hat, reicht jedoch nicht aus, um alle diese Rollen nach den eigenen Wünschen und Ansprüchen auszufüllen. Deshalb sollte man seine Woche nach dem Vorbild eines Stundenplans bewusst in Zeitkontingente aufteilen: Wann ist Zeit zu arbeiten, wann will ich mich anderen Dingen widmen? Worein möchte ich mehr Zeit stecken, worein weniger? Im ersten Schritt sollte man die nach den eigenen Wünschen ideale Woche ermitteln, in der auch die privaten Rollen ihren Platz finden. Diesen Plan modifiziert man in den folgenden Wochen laufend nach den realen Umständen.
3. Pro Woche sollte man eine ruhige Sortierzeit einplanen, in der man sich einen Überblick über die in der kommenden Woche anfallenden Aufgaben verschafft und diese auf die nächsten Tage verteilt. Bis zur Sortierzeit sammelt man alle anstehenden Aufgaben, außer sie lassen sich sofort erledigen.
4. Bei jeder Tätigkeit sollte man sich zunächst fragen: Muss ich es machen? Will ich es machen? Kann man beide Fragen verneinen, landet die Aufgabe unerledigt im Papierkorb. Bei Aufgaben, die Kollegen oder der Vorgesetzte zuweisen wollen, helfen automatische Nachfragen dabei, sich nicht alles unreflektiert aufzubürden und dadurch ins Schlingern zu geraten.
5. Bei der Verteilung der wöchentlichen Arbeitszeit sollte man zunächst die größten oder wichtigsten Aufgaben einplanen. Kleinere Aufgaben kommen zwischendurch dran. Außerdem sollte man genügend Zeitpuffer für Unvorhergesehenes einplanen (25 bis 50 Prozent seiner Arbeitszeit) und den Wochenplan als flexible Richtschnur ansehen, die man nicht sklavisch abarbeiten muss.
6. Aufgaben lassen sich auch mithilfe der Kanban-Methode aus der Produktion sortieren: Themen, Aufgaben und Projekte werden, beispielsweise auf einem Post-it-Aufkleber, damit sie sich schnell verschieben lassen, in eines der vier Felder geschoben: in Bearbeitung, wartet auf andere, erledigt, nicht machen.
7. Ausgedruckte Pläne sind übersichtlich. Man kann aber auch digitale Tools nutzen.
8. Die eigene Arbeitszeit schützen: Nach Absprache mit Vorgesetzten und Kollegen eignen sich Bitte-nicht-stören-Schilder für eine zeitlich begrenzte Auszeit, in der man effizient eine Aufgabe erledigen kann. Bei Meetings kann man sich oft mit Kollegen abwechseln.
9. Es gibt keine für alle Menschen verbindliche Zeitmanagement-Methode. Ob man die Kanban-Methode oder eine To-do-Liste nutzen will, ist Geschmackssache. Äußere Rahmenbedingungen, verinnerlichte Botschaften (beispielsweise: „Du musst alles perfekt machen“), persönliche Vorlieben und der Biorhythmus spielen ebenfalls eine wichtige Rolle. Diese Faktoren lassen sich während einer individuellen Beratung oder eines Kleingruppentrainings aufgreifen und in ein auf die persönlichen Bedürfnisse maßgeschneidertes Zeitmanagement integrieren.

Ein Interview mit Holger Zimmermann zum Thema Zeitmanagement finden Sie hier.

Über Holger Zimmermann
Der Diplom-Wirtschaftsingenieur (FH) Holger Zimmermann arbeitet als Projektleiter und -coach, sowie als Trainer und lehrt als Dozent für Projektmanagement an verschiedenen Hochschulen. Im Jahr 1997 hat er in Horb am Neckar das Unternehmen Projektmensch (www.projektmensch.com) gegründet, das Zeit- und Projektmanagementtraining anbietet. Weil bei vielen Projekten die Führungskräfte erst einmal Widerstände ihrer Mitarbeiter überwinden müssen, verfügt das Team auch über Kenntnisse in Psychologie, Veränderungsmanagement und Führung. Als Ingenieur kennt Zimmermann die Nöte und Sorgen seiner Berufskollegen aus eigener Erfahrung.