Bohranlagen sind komplexe, riesige Gebilde. Entsprechend dick fallen auch die Anleitungen aus, in die Dokumente der Zulieferer mit einfließen. (Bild: Bentec)
Für Technischen Redakteure ist die Arbeit an einer Dokumentation für Bohranlagen ein anspruchsvolles Unterfangen: Installationen im Anlagenbau bestehen oft aus vielen verschiedenen Komponenten, teilweise selbst hergestellt, teilweise zugeliefert. Die produktbegleitende Dokumentation ist deshalb sehr umfangreich. Bei der Übergabe einer Gesamtanlage müssen zudem nicht nur Eigen- und Fremddaten als aggregiertes Dokument übergeben werden, die Technische Dokumentation muss oftmals zugleich in einer Vielzahl von Sprachen erfolgen. Ohne eine moderne Softwareunterstützung können deshalb selbst kleine inhaltliche Änderungen an einer Anlage oder Maschinenkomponente nicht nur hohe Kosten für Überarbeitung und Übersetzung verursachen, auch die nach ISO 9001 verlangte lückenlose Nachverfolgbarkeit von Änderungen muss gewährleistet bleiben.
Für eine effizientere Verwaltung und beschleunigte Zusammenstellung der Dokumentationsinhalte führte Bentec, Hersteller von Maschinen und Anlagen im Bereich der Tiefbohrtechnik, deshalb das Redaktionssystem Docuglobe des Unternehmens GDS ein.
Der Anlagenhersteller ist international aktiv und beschäftigt insgesamt 1035 Mitarbeiter, 565 davon am deutschen Hauptsitz. Im niedersächsischen Bad Bentheim sowie an weiteren Standorten in Russland und im Oman produziert das Unternehmen Bohranlagen für die Erdölindustrie. Diese werden für Land- und Meeresbohrungen sowie für die Nutzung in klimatisch extremen Bereichen wie Wüsten oder arktischen Regionen gebaut. Der Aufwand für die Technische Dokumentation ist immens. Jedes Produkt wird mit einer 200 bis 300 Seiten umfassenden Anleitung ausgeliefert, die aufgrund der Maschinenrichtlinie in der Sprache des Ziellandes verfasst ist.
Informationsmodule statt großer Word-Dokumente
Früher bestanden die Betriebsanleitungen bei Bentec aus riesigen Word-Dokumenten. Diese waren kompliziert in der Handhabung, und die Verwaltung des inhaltlichen Informationsbestandes war umständlich. Formatfehler, falsche Umbrüche und Schwierigkeiten bei der Kapitelnummerierung waren bei der Erstellung einer neuen Betriebsanleitung an der Tagesordnung.
Martin Ostmeier, Technischer Redakteur, schätzt, dass sein Redaktionsteam durch das neue Werkzeug beim Erstellen von Betriebsanleitungen ganze Wochen spart, weil die Redakteure keine Zeit mit redundanten Komponenten mehr verlieren. Denn das System arbeitet mit wiederverwendbaren Textbausteinen. Ändern sich Teile eines dieser Informationsmodule, werden die Anpassungen automatisch im ganzen Dokumentenstamm übernommen. Die Inhalte lassen sich so in unterschiedlichen Dokumenten mehrfach verwenden, sofern die inhaltlichen Schnittmengen es ermöglichen. Bei den verschiedenen Bohranlagentypen des Herstellers gibt es zum Beispiel große Gemeinsamkeiten bei Hebewerken, Drehtischen, Bohrstangenantrieben und Spülpumpen. In der Technischen Redaktion konzentrieren sich die Mitarbeiter heute auf die auftragsspezifischen Elemente wie Schallschutz- und Beheizungsmaßnahmen, Footprints oder Mobilitätskomponenten.
Konstrukteure und Entwickler profitieren
Der Einsatz der Software zahlt sich aber auch für Konstrukteure und Entwickler aus, insbesondere dann, wenn Anlagen zwar individuell und kundenspezifisch angepasst werden, aber auf einer identischen Datenbasis fußen.
Hier können Entwickler bei Folgeaufträgen auf die Stammdaten einmalig angelegter Baugruppenbestandteile zurückgreifen und von der stringenten Projektdokumentation profitieren. Die Software gießt die Inhalte einer Technischen Dokumentation von Beginn an in eine redaktionell ansprechende Form.
Nachdem alle Informationsmodule zu einem Dokument zusammengestellt sind, übernimmt die Software die Gliederung, erzeugt das Layout und fügt Grafiken und Anhänge ein. Dies garantiert ein einheitliches Erscheinungsbild im Unternehmensdesign.
Heute greifen die Technischen Redakteure bei Bentec permanent auf einen wachsenden Pool finalisierter Inhalte zu, was die Datenkonsistenz der Betriebsanleitungen steigert. Neben beschleunigten Arbeitsabläufen in der Redaktion verringern sich die Kosten für Übersetzungsdienstleistungen. Darüber hinaus setzt der Bentec-Vertrieb die Software ein, um Angebote und Ausschreibungen zu erstellen.
Hier wurden die Prozesse auf ähnliche Weise wie im Bereich der Technischen Dokumentation verschlankt: Auch die Vertriebsdokumente bestehen zum großen Teil aus wiederkehrenden Inhalten, die sich modular aufbauen lassen.
Eine Dialogsteuerung erleichtert den Vertriebsmitarbeitern die Zusammenstellung.
