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Es gibt zahlreiche Tools und Lösungen, die der Optimierung des Projektmanagements in Unternehmen dienen. Aufgrund der vielen verschiedenen Projektmanagement-Lösungen, ist es schwer das richtige Produkt zu finden. Hierbei helfen leider auch Funktions- und Feature-Listen nicht weiter.
Der Nutzen für produzierende Unternehmen, die strengen Richtlinien unterliegen und komplexe Projekte durchführen, liegt klar auf der Hand und die richtige Projektmanagement-Software ist für Industrieunternehmen häufig ein Segen. Aufgrund der hohen Investitionskosten ist die Verantwortung sehr groß und daher ist es besonders wichtig, einen formellen Evaluierungsprozess zu entwickeln, der sicherstellt, dass keine Fehlentscheidung getroffen wird und der Nutzen für das Unternehmen gegeben ist. Laut Studien sind nur etwa 38% mit ihrer Projektmanagement-Software zufrieden, 29% geben sogar an, die Software gar nicht mehr einzusetzen.
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Dies sind klare Anzeichen dafür, dass der Bedarf nicht oder nur unzureichend ermittelt wurde und über die Software selbst kein fundiertes Urteil gefällt werden kann. Bei der Evaluierung sollten im ersten Schritt die Schwachstellen erörtert werden und der Bedarf ermittelt werden. Hierzu gehört es auch, zu wissen, welche Abteilungen und Rollen betroffen sind und sowohl den Zeitplan, sowie das Budget zu kennen. Wenn es um die Suche nach der geeigneten Software geht, ist es neben allgemeiner Recherchearbeit auch unabdingbar das eigene Netzwerk zu konsultieren und Empfehlungen einzuholen.
Aus der Nutzenanalyse sollte auch hervorgehen, wie viele Projekte pro Jahr durchgeführt werden, wie groß diese sind und ob beispielsweise auch eine Multiprojektumgebung vorliegt, bzw. internationale Projekte gemanagt werden müssen. Es gibt zahlreiche Lizenzmodelle und es ist ratsam, sich bereits im Vorfeld für ein geeignetes Lizenzmodell zu entscheiden, da dies die Auswahl der infrage kommenden Lösungen bereits einschränkt.
Der Projektmanagement-Software-Hersteller Genius Project stellt auf seiner Webseite eine Auswahlhilfe, sowie einen Guide zum Einsatz und zur Integration von Projektmanagement-Software bereit. Die Guides sind kostenlos und können hier heruntergeladen werden.