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Regelmäßige Kommunikation und Besprechungen verhindern den Super-Gau von Projekten. - Bild: mast3r/ Fotolia.com

Regelkommunikation lebt davon, dass sie regelmäßig ist – und damit verlässlich. Erst wenn dieses Kriterium erfüllt ist, kann sie ihre wesentliche Funktion als Motor des Projektfortschritts erfüllen. Die Regelkommunikation ist der Takt des Projekts und sie sorgt dafür, dass alle Beteiligten arbeiten können und dies auch tun. Außerdem ist Regelkommunikation eine vertrauensbildende Maßnahme, nicht nur wenn man das Thema Berichte und Information der Stakeholder bedenkt. Über Regelkommunikation wird sichergestellt, dass Worte und Taten zusammenpassen, woraus – wenn es erkennbar wird – ebenfalls Vertrauen entsteht.

Regelkommunikation verhindert außerdem, dass ein Projekt mehr oder weniger regelmäßig eine unsichtbare Grenze überschreitet, die wir als „maximal verträgliche Unschärfe“ bezeichnen. Diese Grenze beschreibt den Punkt, an dem die Arbeit beginnt in Hektik und Chaos abzugleiten. Ein Zustand, den jeder Projektleiter tunlichst vermeiden sollte. Unterhalb dieser maximalen Unschärfe gelten das Projekt sowie die Zusammenarbeit der Beteiligten als beherrschbar.

Die Beteiligten koordinieren

Regelkommunikation sorgt dafür, dass die Unschärfe nicht zu groß wird. Wo keine Regelkommunikation ist, entgleitet das Projekt immer wieder in einen Bereich, der mit Worten wie „Hektik“, „Chaos“ und „Durcheinander“ assoziiert wird. Wenn an dieser Stelle von Regelkommunikation die Rede ist, dann sprechen wir nicht von inhaltlichen Diskussionen. Uns geht es um Gespräche mit dem Zweck der Koordination aller Beteiligten. Um Statusbesprechungen mit dem Ziel, auf aktuelle Anforderungen und Abweichungen gegenüber der Planung reagieren zu können. Und es geht darum, Ressourcen sicherzustellen und Arbeit aufzuteilen. Wann über inhaltliche Dinge diskutiert wird, ergibt sich aus dem Zeitplan. Wir schreiben hier von kurzen, standardisierten Besprechungen, die eher am Stehtisch stattfinden, als im großen Konferenzraum mit Butterbrezeln und Kaffee.

Grundlage des Aufbaus von Strukturen der Regelkommunikation ist es, die verschiedenen Zielgruppen zu identifizieren und deren Rollen zu klären. „Welche Erwartung habe ich an eine Zielgruppe, welche Kompetenzen sind dafür nötig und wie sollen die Spielregeln der Zusammenarbeit aussehen?“, sind hilfreiche Fragen zur Rollenklärung. Außerdem gilt es herauszufinden, welche Zielgruppe welche Informationen benötigt, um die entsprechende Rolle einnehmen und ausfüllen zu können.

Sich die beabsichtigte Wirkung bewusst machen

Daraus lässt sich ableiten, wann wer auf welchem Kanal welche Informationen erhält und was dieser damit tun soll. Gute Kommunikation hat zum Ziel, eine bestimmte Wirkung zu erreichen. Deshalb ist es ebenso wichtig, die beabsichtigte Wirkung sämtlicher Kommunikation bewusst zu machen. Die daraus abgeleiteten Kommunikationsmaßnahmen landen im Projektplan, wie jede andere Tätigkeit auch, und werden mit Ressourcen ausgestattet.

Im Rahmen der Regelkommunikation wird wiederum auch für diese Tätigkeiten in Sachen Kommunikation sichergestellt, dass sie wie beabsichtigt umgesetzt werden. In der Regelbesprechung vor Durchführung einer Tätigkeit vergewissert man sich, dass die eingeplanten Ressourcen tatsächlich bereit stehen und die notwendigen Zulieferungen erfolgen werden. Im Termin nach der geplanten Erledigung einer Tätigkeit wird deren Erledigung kontrolliert und bei Abweichungen werden Kompensations- oder Korrekturmaßnahmen eingeleitet.

Über Holger Zimmermann

Holger Zimmermann. Bild: Daniela Wörner
Holger Zimmermann. Bild: Daniela Wörner

Der Diplom-Wirtschaftsingenieur (FH) Holger Zimmermann arbeitet als Projektleiter und -coach sowie als Trainer und lehrt als Dozent für Projektmanagement an verschiedenen Hochschulen. 1997 hat er in Horb am Neckar das Unternehmen Projektmensch gegründet, das Zeit- und Projektmanagementtraining anbietet. Weil bei vielen Projekten die Führungskräfte Widerstände ihrer Mitarbeiter überwinden müssen, verfügt das Team auch über Kenntnisse in Psychologie, Veränderungsmanagement und Führung. Als Ingenieur kennt Zimmermann die Nöte und Sorgen seiner Berufskollegen aus eigener Erfahrung.