Projektmanagement. - Bild: mast3r/ Fotolia.com

Das Sichtbarmachen der Arbeit von Projektleitern ist oft nicht so einfach und führt zu Unzufriedenheit und kann somit das gesamte Projekt gefährden. – Bild: mast3r/ Fotolia.com

Gerade hier im Schwäbischen hat der Begriff „Arbeit“ eine ganz besondere Bedeutung. Da geht es ums „Schaffa“, was sich irgendwie auch auf den Begriff des Schaffens beziehen lässt. Demnach „schaffet“ – also sprich: arbeiten – Projektleiter nichts. Deshalb ist es wichtig, dass die Arbeit der Projektleitung sichtbar wird. Das Sichtbarmachen der Arbeit der Projektleitung bringt mehrere Vorteile mit sich. Zum einen werden sich Projektleiter selbst bewusst, welcher Berg an Arbeit ansteht. Damit wird dieser Berg leichter einteilbar. Zum anderen wird anderen der Wert der Projektleitung verdeutlicht, die vielleicht eine ganz andere Erwartung an den Projektleiter haben, etwa dass er Konzepte schreibt. Das ist jedoch nicht originär dessen Verantwortung. Der Projektleiter ist das Zentrum der Projektarbeit, er koordiniert, steuert, sorgt für Entscheidungen und Fortschritt. Alles Dinge, die so ohne Weiteres nicht sichtbar werden.

Für die Sichtbarkeit sorgen

Ein erster Schritt, die Arbeit der Projektleitung deutlich zu machen, ist es, die Rubrik Projektmanagement in den Projektstrukturplan aufzunehmen. Dort gehören unter anderem folgende Aufgabenbereiche hinein:

  • Projektauftrag und -skizze: Diese Unterlagen werden beim Projektstart gepflegt und abgestimmt.
  • Projektplanung und -steuerung: Projektpläne erstellen, pflegen und aus Abweichungen der Realität gegenüber dem Plan Reaktionen sicherstellen.
  • Besprechungen: Besprechungen müssen vorbereitet, moderiert und nachbereitet werden.
  • Berichte: Sie müssen erstellt, präsentiert und nachbereitet werden.
  • Infrastruktur: Hier müssen etwa Netzlaufwerke eingerichtet, Dokumentenmanagement-Systeme konfiguriert und der Zugang für die Teammitglieder sichergestellt werden.
  • Projektkommunikation: Es gilt das Team, Auftraggeber, Stakeholder gezielt zu informieren.
  • Risikomanagement: In zyklischen Abständen wird die Risikoanalyse durchgeführt und daraus werden entsprechende Maßnahmen eingeleitet.
  • Änderungsmanagement: Zusätzliche Anforderungen und Wünsche werden systematisch bearbeitet und gegebenenfalls in einen angepassten Projektplan überführt.
  • Dazu kommt dann noch die Dokumentation.

Sinnvoll: ein Projekttagebuch

Alleine wer diese Liste sieht, dem wird schnell klar, dass es genug zu tun gibt, um ein Projektteam in Arbeit zu bringen und dort zu halten. Dazu kommen beispielsweise Rücksprachen, die sich nur bedingt im Projektplan erfassen lassen. Auch diese benötigen Zeit, werden jedoch nicht gesehen. Als Ergebnis entstehen jedoch meist Entscheidungen. Diese in einem für das Team einsehbaren Projekttagebuch zu erfassen, kann zum einen die Arbeit des Teams erleichtern, zum anderen zusätzlich unterstreichen, welche Ergebnisse die Projektleitung erbringt.

Es geht uns mit diesem Artikel sicher nicht darum, zu zeigen, dass der Projektleiter ein toller Hecht ist. Vielmehr ist es uns wichtig, bewusst zu machen, dass auch Projektleiter, die nicht inhaltlich mitwirken, Leistung erbringen. Organisatorische Leistung. Denn wird diese Leistung vom Team nicht gesehen, haben Projektleiter schnell einen schlechten Stand. Oft beginnen sie deshalb an besser sichtbarer Arbeit mitzuwirken, die Projektleiter-Tätigkeiten kommen zu kurz und das Projekt beginnt zu kippen. Was schade wäre.

Über Holger Zimmermann

Holger Zimmermann. Bild: Daniela Wörner
Holger Zimmermann. Bild: Daniela Wörner

Der Diplom-Wirtschaftsingenieur (FH) Holger Zimmermann arbeitet als Projektleiter und -coach sowie als Trainer und lehrt als Dozent für Projektmanagement an verschiedenen Hochschulen. 1997 hat er in Horb am Neckar das Unternehmen Projektmensch gegründet, das Zeit- und Projektmanagementtraining anbietet. Weil bei vielen Projekten die Führungskräfte Widerstände ihrer Mitarbeiter überwinden müssen, verfügt das Team auch über Kenntnisse in Psychologie, Veränderungsmanagement und Führung. Als Ingenieur kennt Zimmermann die Nöte und Sorgen seiner Berufskollegen aus eigener Erfahrung.