Personalressourcen, Bild: Pixabay - Unsplash

Wer macht was? Und haben wir überhaupt genug Personalressourcen? Bild: Pixabay - Unsplash

Erfolgreiche Unternehmen setzen auf Wachstum. Indes kümmern sich recht wenige darum, ob ihre wichtigsten Ressourcen, die Mitarbeiter, mit den geforderten Wachstumszielen Schritt halten können. Zudem wissen die Unternehmen nicht, ob die Mitarbeiter innerhalb ihres Arbeitspensums die richtigen Prioritäten setzen können. Um weiter wachsen zu können, gilt es innovativ zu bleiben. Innovationsinitiativen zählen dabei zu den zentralen Aufgaben der Geschäftsführung. Zugleich befinden sich viele Unternehmen mitten in der Umsetzungsphase ihrer Digitalen Transformation, wodurch zusätzlich Ressourcenkapazitäten gebunden sind. Dies bringt mit sich, dass in vielen Unternehmen das Wachstum und die Innovationsfähigkeit von Risiken bedroht sind. Das zeigt auch die kürzlich veröffentlichte Benchmark-Studie „Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung 2016“. Für sie wurden weltweit Führungskräfte von 400 Unternehmen aus 17 Ländern befragt. Wir präsentieren hier die wichtigsten Ergebnisse der Studie im Überblick.

Die Schwachstellen

Wie die Benchmark-Studie zum Beispiel ermittelte, führt eine unzureichende Kapazitätsplanung während der Genehmigung neuer Projekte in Unternehmen dazu, dass deren Personalressourcen überbeansprucht werden. Aufgrund der Überlastung der Projektmitarbeiter werden Projekte nicht termingerecht fertig und letztendlich die Innovationsfähigkeit von Unternehmen beeinträchtigt.

Ausgehend von den Auswirkungen einer ungenügenden Kapazitätsplanung untersuchte die Benchmark-Studie zunächst die damit verbundenen Risiken. Aus den Umfrageergebnissen wurden die Risiken und Hauptschwierigkeiten in Abhängigkeit von Leistung und Reifegrad der beiden Disziplinen Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung herausgearbeitet. Daraufhin wurde der Zusammenhang zwischen dem Reifegrad der Kapazitätsplanung und der Flexibilität aufgezeigt, die Unternehmen benötigen, um auf Veränderungen reagieren zu können.

„Zu wenige Unternehmen verknüpfen das Wissen über die Auswirkungen einer Ressourcenüberlastung und der Innovationsfähigkeit, um Wachstumsziele zu erreichen“, berichtet Maureen Carlson, die als Studienleiterin beim Marktforschungsunternehmen Appleseed für die Befragung verantwortlich war. „Wie die Ergebnisse zeigen, arbeiten viele Unternehmen an Produkten oder Projekten, bei denen ein Terminrisiko droht, weil für diese zu Beginn nicht genügend Kapazitäten vorhanden waren.“

Demgegenüber können Unternehmen mit einem hohen Reifegrad die Kapazität in Echtzeit bewerten. Denn sie sind in der Lage, für Projektbeurteilungen auf aktuelle Daten zurückzugreifen, um kritische Zielkonflikte abzuwägen und Kompromisslösungen zu finden. Aufgrund dieses Know-how-Vorsprunges verschaffen sie sich einen Wettbewerbsvorteil. Bei Unternehmen mit einem höheren Reifegrad lassen sich sieben gemeinsame Merkmale finden, die zum Erfolg beitragen.

Herausforderungen im Ressourcenmanagement, Bild: Planview / ke NEXT
Was sind die größten Schwierigkeiten im Ressourcenmanagement? Bild: Planview / ke NEXT

Fünf kritische Schritte

Unternehmen, die einen kapazitätsorientierten Ansatz verfolgen, wissen, dass sie einen umfassenden Überblick über den Kapazitäts- und Bedarfsstatus benötigen. Sie berücksichtigen die Ressourcenkapazität und -verfügbarkeit in laufenden Projektgenehmigungsprozessen, haben nur ein Minimum an ungeplanten Projekten in der Pipeline und verfolgen eine kontinuierliche, durchgängige Kapazitätsplanung. Ihre Evaluierungs- und Entscheidungsprozesse sind schnell. Sie nutzen eine anwendungsorientierte, geeignete Software für Kapazitätsplanung und haben außerdem immer ein strategisches Kompetenzzentrum (CoE) oder ein zentrales Projektmanagement etabliert.

Darüber hinaus enthält die Studie auch kurze Fallbeispiele der befragten Firmen. So hat beispielsweise ein Konsumgüterunternehmen sein Reifegradniveau erfolgreich erhöhen können. Wie einer der Führungskräfte berichtet, konnte das Unternehmen die Fähigkeit, Kapazitäten für neue Projekte abzuschätzen, von vormals acht Wochen auf nunmehr nur noch zwei bis drei Tage verkürzen.

Eines der zentralen Ergebnisse der Benchmark-Studie ist der Unterschied zwischen Unternehmen, die eine Kapazitätsplanung nutzen und denjenigen, die dies nicht tun. Kapazitätsorientierte Unternehmen haben sich längst von Verhaltensweisen verabschiedet, die nur Investitionen nach dem Gießkannenprinzip und hektische Feuerwehreinsätze kennen. Stattdessen profitieren sie von einem Informationsvorsprung, weil sie genau wissen, welche Ressourcen verfügbar sind, wo diese gebraucht werden und wie diese am besten eingesetzt werden können, um Wachstumsziele zu erreichen.
Um anderen Unternehmen eine Perspektive aufzuzeigen, wie sie einen höheren Reifegrad entwickeln können, hat die Studie fünf Schritte zur Schaffung von Innovationskapazitäten skizziert, mit der Produktunternehmen ihre Innovationsfähigkeit verbessern können.

  1. Umfassender Überblick über den Pipeline-Bedarf
  2. Richtige Einschätzung der Ressourcen-Kapazität
  3. Schaffung einer Gesamtsicht über die Kapazität und Bedarf
  4. Kontinuierlicher Priorisierungs- und Planungsprozess
  5. Einsatz und Auswertung aussagekräftiger „Was-wäre-wenn“-Szenarien

Flankiert werden die fünf Schritte des Ratgebers jeweils von Tipps für das strategische Kompetenzzentrum (CoE).

Das eBook "Schaffung von Innovations-Kapazitäten als Voraussetzung für schnellere Markteinführung" basierend auf der Benchmark-Studie "Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung 2016" finden Sie hier zum Download.

Studiendesign

Die Benchmark-Studie „Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung 2016“ basiert auf einer quantitativen Online-Befragung, die das Marktforschungsunternehmen Appleseed im Auftrag des Softwareanbieters Planview durchführte. Das Ziel war es, den aktuellen Stand hinsichtlich Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung in Unternehmen festzustellen, indem die Befragten in den Unternehmen eine Selbsteinschätzung abgeben. Dabei beantworteten weltweit mehr als 400 Führungskräfte aus den Bereichen Produktentwicklung, IT und Enterprise Programm Management Fragen darüber, wie gut und schnell sie Entscheidungen treffen können, die sich auf die Kapazität in ihren Portfolios beziehen. Die Studie befasst sich mit den Schwachstellen und Geschäftsrisiken, die mit dem Reifegrad* korrelieren. Sie ermittelt Eigenschaften, bewährte Praktiken und IT-Tools, die bei den meisten reifen Unternehmen im Einsatz sind. Unternehmen mit dem Reifegrad Eins haben zum Beispiel ein begrenztes Verständnis sowohl von Kapazitäten als auch von der Nachfrage, die über die bestehenden Ressourcen hinausreicht. Unternehmen, die einen Reifegradniveau von Fünf aufweisen, können ihre Daten über Kapazität und Nachfrage kontinuierlich bewerten.

* Der Reifegrad wird als die Fähigkeit einer Organisation hinsichtlich einer bestimmten Methode oder eines Handlungs- und Führungsmodells beschrieben. Jeder Reifegrad ist ein Entwicklungsplateau in der Prozessverbesserung der Organisation.