Projektmanagement. - Bild: mast3r/ Fotolia.com

Grundsätzlich hat der Auftraggeber die Verantwortung dafür, dass eine Person einen klaren Auftrag hat und mit entsprechenden Ressourcen ausgestattet ist. Doch das ist nicht immer so. - Bild: mast3r/ Fotolia.com

Auftraggeber sind in Projekten oft eine besondere Spezies. Mal ist es der eigene Boss in der Linie, der einen Projektleiter beauftragt, mal der Vorstand, der jemand aus der Marketing-Abteilung für die Leitung eines besonderen Vorhabens auswählt, mal sind es Kunden. Allen gemein ist, dass Sie Projektleiter gehörig durcheinander bringen können und mehr Einfluss auf das Projektergebnis haben, als ihnen im operativen Geschäft bewusst ist. Wie oft haben Auftraggeber mit täglich wechselnden Prioritäten die erfahrensten Projektleiter aus dem Konzept gebracht?

Grundsätzlich hat der Auftraggeber die Verantwortung dafür, dass eine Person einen klaren Auftrag hat und mit entsprechenden Ressourcen ausgestattet ist. Bereits an dieser Stelle beginnt die Misere in so vielen Projekten, denn weder ein klarer Auftrag wird erteilt noch werden Ressourcen zugesichert. „Jetzt machen Sie mal, den Rest regeln wird dann schon!“, heißt es dann. Und schon ist der Projektleiter im Schwebezustand.

Eigene Entscheidungen dem Auftraggeber vorlegen

Als Projektleiter gibt es ab sofort eine einfache Regel: Die Lücken, die mein Chef mir lässt, fülle ich selbst. Punkt. Mehr ist dazu nicht zu sagen. Was mein Auftraggeber nicht definiert, definiere ich. Was mein Auftraggeber nicht entscheidet, entscheide ich. Klingt mutig? Ist es nicht. Denn sobald Projektleiter das tun, steht der Boss schnell parat, um doch noch zu entscheiden. Vorausgesetzt, er wird darüber informiert.

Beim Projektstart kann diese Aufgabe die Projektskizze übernehmen. Der Auftraggeber übermittelt einen schwammigen, wenig konkreten Auftrag. Daraufhin erstellt der Projektleiter, bedarfsweise mit einem vorläufigen Projektteam mit auf diplomatischem Wege rekrutierten Kollegen, einen klaren Auftrag selbst und erklärt darin gleich, wie er das Projekt angehen will und welche Bedingungen gegeben sein müssen, um erfolgreich zu sein. Diese Projektskizze wird dann gemeinsam besprochen, denn als Projektleiter „will ich sicherstellen, dass ich Ihren Auftrag richtig verstanden habe und ein gutes Ergebnis abliefern kann.“

Dasselbe Prinzip gilt im weiteren Projektverlauf. Projektberichte sind eine wichtige Gelegenheit, um Entscheidungen einzufordern. Meist wird das Berichten als lästige Pflicht gesehen, das Gegenteil sollte der Fall sein: Durch Berichte kann der Projektleiter wesentlichen Einfluss auf das Verhalten seines Auftraggebers nehmen. Deshalb ist eine regelmäßige (also nicht ad-hoc oder mit „Terminen von Mal zu Mal“, sondern etwa „alle vier Wochen, montags, 10 bis 10:30 Uhr“) Berichterstattung wichtig für den Projektleiter.

Ergebnisse und Abweichungen bei den Projektberichten besprechen

Darin sollte er keine inhaltlichen Diskussionen anzetteln. Im Projektbericht gilt es an die Ziele zu erinnern, die mit der Projektskizze vereinbart wurden. Bei den vielen Projekten, die ein Auftraggeber im Blick haben muss, wird er sich an die Details der Vereinbarung nur schwerlich erinnern. Dann gilt es Ergebnisse (nicht die erledigte Arbeit, die interessiert nicht) aufzuzeigen. Dazu gehören auch Abweichungen gegenüber der Planung, einhergehend mit den entsprechenden Kompensationsmaßnahmen. Gerade durch die Angabe der Kompensationsmaßnahmen, etwa wie ein Verzug aufgeholt werden soll, entsteht Vertrauen des Auftraggebers in die Kompetenz des Projektleiters. Jetzt hat der Auftraggeber den Status erfasst und gedanklich die Brücke zur Zukunft gebaut. Die sollte nun erläutert werden, indem die nächsten Schritte aufgezeigt werden.

Jetzt fehlt nur noch eine wichtige Rubrik, die leider oft untergeht: „Notwendige Entscheidungen“. In dieser Rubrik wird der Entscheidungsbedarf erklärt und ein Vorschlag geliefert, wie der Auftraggeber sich entscheiden soll und aus welchem Grund. Wichtig ist der Entscheidungsvorschlag und seine Begründung. Sind diese mit aufgeführt und bauen logisch auf dem auf, was zuvor erläutert wurde, fällt dem Auftraggeber die Entscheidung viel leichter, als üblich. Die meisten Vorlagen, die wir in der Praxis sehen, genügen dem hier formulierten Anspruch nicht. Und wir sehen viele. Falls Sie also denken, Sie hätten an diesem Punkt bereits genug geliefert und der Boss entscheidet lediglich nicht: Formulieren Sie das nächste Mal noch präziser. So lange, bis sich Ihr Chef mit Entscheidungen leicht tut.

Übrigens: erst wenn eine Entscheidung tatsächlich getroffen wurde, wird sie nicht mehr mit dem Bericht eingefordert. Nur wenn die notwendigen Entscheidungen so lange immer wieder im Bericht aufgeführt werden, wie sie noch offen sind, wird ein Entscheidungsstau sichtbar.

Über Holger Zimmermann

Holger Zimmermann. Bild: Daniela Wörner
Holger Zimmermann. Bild: Daniela Wörner

Der Diplom-Wirtschaftsingenieur (FH) Holger Zimmermann arbeitet als Projektleiter und -coach sowie als Trainer und lehrt als Dozent für Projektmanagement an verschiedenen Hochschulen. 1997 hat er in Horb am Neckar das Unternehmen Projektmensch gegründet, das Zeit- und Projektmanagementtraining anbietet. Weil bei vielen Projekten die Führungskräfte Widerstände ihrer Mitarbeiter überwinden müssen, verfügt das Team auch über Kenntnisse in Psychologie, Veränderungsmanagement und Führung. Als Ingenieur kennt Zimmermann die Nöte und Sorgen seiner Berufskollegen aus eigener Erfahrung.