Bevollmächtigter wirft Fragen auf 1

Die Maschinenrichtlinie verpflichtet dazu, eine Person zu benennen, die für die Zusammenstellung der technischen Unterlagen bevollmächtigt ist. Dabei hat sich herauskristallisiert, dass die Verantwortung oft nicht klar ist. So tauchen im Betriebsalltag immer wieder eine ganze Reihe von Fragen auf. Antworten gibt dieser Beitrag.

Die neue Maschinenrichtlinie 2006/42/EG und die neue Maschinensicherheits-Verordnung 2010 verpflichten dazu, in der Konformitäts- oder Einbauerklärung eine Person zu benennen, die für die Zusammenstellung der technischen Unterlagen bevollmächtigt ist. Als grundsätzlich neu wird man die Forderung zur Nennung eines Dokumentationsbevollmächtigten nicht einstufen können.

Schon bisher stellte die noch bis 28. Dezember 2009 gültige Maschinenrichtlinie 98/37/EG in Anhang V, Unterpunkt 3 klar: „Bevor der Hersteller … die EG-Konformitätserklärung ausstellen kann, muss er sich vergewissert haben und gewährleisten können, dass in seinen Räumen zum Zweck einer etwaigen Kontrolle technische Unterlagen vorhanden sind und verfügbar bleiben werden.“ Wer diese Forderung ernst genommen hat, war wohl auch bisher in der Lage, die entsprechenden Unterlagen bereitzustellen. Wirklich neu ist die Forderung jedoch in Bezug auf „unvollständige Maschinen“.

Risiko: Wer lässt sich nennen?

Die neue Forderung birgt jedoch zumindest in jenen Fällen neuen Zündstoff, in denen sich der Unterzeichner der EG-Erklärung von der benannten Person unterscheidet. Wer diesbezüglich nicht rechtzeitig entsprechende Maßnahmen setzt, könnte sich unter Umständen seit Jahresbeginn mit der Situation konfrontiert sehen, dass sich niemand im Unternehmen bereit erklärt, seinen Namen auf die Erklärung setzen zu lassen. Aus gutem Grund: Jeder vernünftige Mensch wird sich die Frage stellen, welche möglichen Konsequenzen eine derartige Nennung im Einzelfall haben könnte. Wofür kann diese Person verantwortlich gemacht werden – zum Beispiel nach einem Schadensfall oder Unfall? Sind damit zivil- oder strafrechtliche Haftungsrisiken verbunden? Welche Kompetenzen muss diese Person besitzen? Ist eine zweite Person erforderlich?

Die benannte Person hat natürlich keinen Einfluss auf eine leichtfertige Unterschrift unter die EG-Erklärung, kann aber aus den bereits erwähnten Gründen verhindern, dass ihr eigener Name genannt wird – abgesehen von jenen Fällen, in denen die Person womöglich ohne deren Wissen genannt wird, was spätestens bei juristischen Untersuchungen ans Tageslicht käme und für das Unternehmen dann wohl auch nicht zum gewünschten Erfolg führt.

Mögliche Auswege aus diesem Dilemma könnten darin bestehen, dass sich entweder der Unterzeichner selbst als benannte Person auf die EG-Erklärung setzt, natürlich mit den sich daraus ergebenden Verpflichtungen, oder dass eine juristische Person genannt wird, was aber umstritten ist.

Rolle der benannte Person

In Anhang VII besagt die neue Maschinenrichtlinie: „Die technischen Unterlagen müssen sich nicht unbedingt im Gebiet der Gemeinschaft befinden und auch nicht ständig körperlich vorhanden sein. Sie müssen jedoch von der in der EG-Konformitätserklärung benannten Person entsprechend der Komplexität der Unterlagen innerhalb angemessener Frist zusammengestellt und zur Verfügung gestellt werden können.“

Dr.-Ing. Alfred Neudörfer von der TU Darmstadt bezieht diesbezüglich Stellung: „Auf jeden Fall ist diese Person nicht verantwortlich für den rechtlichen Inhalt und die Richtigkeit dieser Erklärung und der getroffenen Maßnahmen.“

Diese Auffassung teilen auch andere Experten, schließlich sind die technischen Unterlagen, wenn alles korrekt abläuft, Ergebnisse der gesamten Planungsprozesse. Gerade in komplexen Anlagenprojekten hat eine einzelne Person gar nicht die Chance, über die Richtigkeit der einzelnen Dokumente den Überblick zu wahren, weder zeitlich noch aus Sicht der erforderlichen Fachkompetenzen.
Im Interesse des Herstellers erscheint es besonders wichtig, möglichst exakt festzuhalten, welche Aufgaben die bevollmächtigte Person übernimmt und welche Kompetenzen sie besitzt.

Soll ein CE-Beauftragter installiert werden?

Die Diskussion um die Nennung der benannten Person zur Zusammenstellung der Unterlagen hat die Frage nach der Notwendigkeit eines CE-Beauftragten in den Unternehmen neu entfacht. Die Maschinenrichtlinie fordert nicht, dass so eine Person, Stelle oder Rolle geschaffen wird.

Die Maschinenrichtlinie stellt es frei, mit welchen organisatorischen Maßnahmen sichergestellt wird, dass nur Maschinen in den Verkehr gebracht werden, die die gesetzlichen Mindestanforderungen erfüllen. Die Idee der Industrie erscheint durchaus pragmatisch, in Anlehnung an den Umweltschutz-, Strahlenschutz-, oder Brandschutzbeauftragten jene Person, die sich um die durchgängige Einhaltung der Herstellergesetze kümmert, CE-Beauftragten zu nennen.

Ohne den Anspruch auf Vollständigkeit erheben zu wollen, könnte eine Definition in Anlehnung an ISO 9001:2008, Abschnitt 5.5.2 (Beauftragter der obersten Leitung) zum Beispiel lauten: „Die maßgebliche Aufgabe des CE-Beauftragten liegt darin, sicherzustellen, dass die erforderlichen Prozesse eingeführt, verwirklicht und aufrecht erhalten werden, damit im EWR nur Erzeugnisse in den Verkehr gebracht werden, die den einschlägigen europäischen Richtlinien entsprechen.“

Der gesamte Planungsprozess

Die zwei Rollen des CE-Beauftragten

Die Erfahrung hat gezeigt, dass die Benennung eines CE-Beauftragten in einem Unternehmen ein nicht unbedeutendes Risiko birgt: Alle anderen in die Produktentstehungsprozesse involvierten Personen meinen, für die CE-Kennzeichnung sei eben diese Person zuständig, was nicht selten dazu führt, dass alle anderen Beteiligten glauben, sie müssten sich mit den Anforderungen der einschlägigen Gesetze und Normen nicht beschäftigen. Gerade in der heutigen arbeitsteiligen, hochspezialisierten Arbeitswelt ist diese Sichtweise natürlich nicht haltbar. Die Maschinenrichtlinie definiert in Anhang I, Abschnitt 1.1.2 die Grundsätze für die Integration der Sicherheit. Diese sind nicht erfüllbar, wenn zum Beispiel die Risikobeurteilung nicht einen kontinuierlichen, konstruktionsbegleitenden Prozess darstellt.

Somit definieren sich die Qualität und die Effizienz der CE-Kennzeichnung grundsätzlich auf zwei Ebenen: Unternehmensorganisation und Projektmanagement. Daher ergeben sich im Grunde zwei Rollen, die im Zusammenhang mit einer effizienten CE-Kennzeichnung nützlich sein können: CE-Beauftragter auf Unternehmensebene und CE-Beauftragter auf Projektebene. Die oben beschriebene Definition und Aufgabenbeschreibung trifft auf den CE-Beauftragten zu, der sich um die organisatorischen Belange auf Unternehmensebene kümmert.

CE-Beauftragter auf Projektebene

Um nicht den Eindruck zu erwecken, es würde hier eine bürokratische Stelle nach der anderen erfunden: In beiden Fällen ist nicht zwangsläufig davon auszugehen, dass zusätzliches Personal erforderlich wird. Auf Projektebene werden häufig die Projektleiter die Aufgabe übernehmen, neben der funktionellen Qualität auch für die sicherheitstechnische Qualität zu sorgen.
Je nach Unternehmensorganisation könnte der CE-Beauftragte auf Projektebene aber diejenige Person sein, die gegebenenfalls die Kompetenz besitzen sollte, im Einzelfall die Auslieferung oder den Produktionsstart von Maschinen oder Anlagen zu stoppen.

Ausbildung zum CE-Beauftragten

In Anlehnung an diese Überlegungen hat die Firma IBF ein modulares Ausbildungskonzept entwickelt. Dabei wird insbesondere dem bereits vorhandenen Wissensstand im Unternehmen Rechnung getragen. Es steht auch nicht die Ausbildung einer Person im Fokus sondern die Erreichung der gemeinsam abgestimmten Unternehmensziele. Der modulare Aufbau der Ausbildung bietet die Möglichkeit, nur jene Module in Anspruch zu nehmen, die tatsächlich benötigt werden.

Häufige Fragen

Der Dokumentationsbevollmächtigte

  • Wozu dient diese neue Forderung?
  • Ist die Bezeichnung „Dokumentationsverantwortlicher“ korrekt?
  • Ist die benannte Person für die Inhalte und die Vollständigkeit der Unterlagen verantwortlich?
  • Muss die benannte Person beim Hersteller beschäftigt sein?
  • Muss eine natürliche Person benannt werden?
  • Muss die private oder die dienstliche Anschrift angeführt werden?
  • Muss die benannte Person unterschreiben?

Antworten unter: www.ce-wissen.de/?p=1305