E-Mails mutieren im Büro schnell zu Zeitfressern. Dagegen lässt sich etwas tun. Bild: Pixabay

E-Mails mutieren im Büro schnell zu Zeitfressern. Dagegen lässt sich etwas tun. Bild: Pixabay

Während vor 20 Jahren noch das Telefon als internes Kommunikationsmittel Nummer eins galt, wurde es in der Zwischenzeit von E-Mails abgelöst. Laut einer Erhebung von Adobe bearbeiten die Deutschen fünf Stunden täglich ihre Mails; davon sind speziell mittlere und obere Führungspositionen besonders stark betroffen. Durch die Erreichbarkeit rund um die Uhr an sieben Tagen die Woche tendieren viele Menschen zur permanenten Kommunikation und Reaktion – nicht nur beruflich, sondern auch privat. Das zehrt an der nervlichen Substanz und mindert die Konzentration bei wichtigen Kerntätigkeiten. Doch mithilfe des „1-2-3-E-Mail-Systems“ kann jeder persönliche Freiräume schaffen und die tägliche Mail-Flut eindämmen.

Terminiert arbeiten

E-Mails unterscheiden sich von SMS oder Chats, denn sie bieten tatsächlich die Möglichkeit zur zeitentzerrten Kommunikation. Grundsätzlich sollten Mails nur zwei- oder dreimal am Tag (zum Beispiel um 9:00, 13:00 und 17:00 Uhr) geschrieben, durchgelesen und beantwortet werden. Wer fixe Zeiten in seinen Tagesablauf integriert, unterbricht seinen Arbeitsfluss weniger und verpasst keine wichtigen Neuigkeiten.

Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden

Um schnell und effizient bei der Bearbeitung voranzukommen, ist die Unterscheidung folgender drei Kategorien empfehlenswert:

  1. Wichtige Mails, die eine Aktion erfordern
  2. Mails, die der Absender als reine Information geschickt hat
  3. Spam und Newsletter ohne weitere Relevanz

Kategorie drei sollte schnell gelöscht oder in einem Spam-Ordner gefiltert werden. Wer Newsletter lange vor sich herschiebt, sollte sie abbestellen. Mails der Kategorie zwei können in einem weiteren Ordner abgelegt und einmal im Monat auf Relevanz überprüft werden.

Signifikanz und Timing richtig priorisieren

Wer im Durchschnitt mehr als zehn Nachrichten der Kategorie eins erhält, sollte deren Stellenwert klar einordnen: Mails vom Kunden oder Vorgesetzten gilt es, nach Möglichkeit schnell zu bearbeiten. Auch Mitarbeiter, Lieferanten oder Freunde sollten nicht wirklich lange auf Post warten müssen. Sofern das eine Option ist, empfiehlt es sich, Mails nur einmal am Tag zu verschicken, am besten vor Feierabend. Dadurch wird signalisiert, dass der Sender ernstgenommen wird; gleichzeitig wird verhindert, Mails als Chat-Tool zu missbrauchen.

Das Umfeld schonend erziehen

Wie bei allen Interaktionen gilt: Kommunikationspartnern das Gefühl vermitteln, dass deren Anliegen wichtig sind und verlässlich beantwortet werden! Die Basis zur vernünftigen Bearbeitung sind Ruhe, Freiheit und Klarheit – diese Botschaft akzeptiert und respektiert das Umfeld in der Regel. Darüber hinaus gilt ohnehin der Grundsatz, besonders dringende Angelegenheiten im Idealfall am Telefon zu klären und in der Folge noch zu verschriftlichen – was dann wiederum gut vor Feierabend passieren kann.

Weniger ist mehr

Generell gilt: Je weniger Mails, desto stärker die Wahrnehmung für Sie. Weniger kann also mehr sein, und zwar sowohl für den direkten Erfolg des Inhaltstransports als auch für das knappe Zeitbudget.

Dr. Mehran Khazami, Bild: DK International Akademie

Dr. Mehran Khazami ist Gründer und Inhaber der DK International Akademie in München. In dieser Funktion leitet er die Entwicklung des Instituts und hält auch selbst Kurse zum Personal Change Management.