Anrufe lassen sich mit einigen Tipps effizient steuern. Bild: Pixabay

Anrufe lassen sich mit einigen Tipps effizient steuern. Bild: Pixabay

Es wäre zu schön: sich im Büro einfach nur auf die Arbeit konzentrieren zu können. Stattdessen lauern sie täglich – die Mails, Anrufe, und Meetings. Für viele Ingenieure ist Kommunikation schon lange zu einem zweiten Job geworden, und das zusätzlich zur eigentlichen Tätigkeit. Aber es gibt Strategien, mit denen sich Unterbrechungen im Büroalltag einfach managen lassen.

In meinem Beitrag „Ingenieure: Die Anzahl täglicher E-Mails sinnvoll steuern“ ging es darum, wie man die vielen täglichen E-Mails managen kann. Während bei E-Mails eine gewisse Kontrolle besteht, wann sie gelesen und bearbeitet werden, ist bei Anrufen meist eine direkte Reaktion gefragt – insbesondere bei Kunden oder wichtigen Geschäftspartnern. Oft geht dies zu Lasten des eigenen Arbeitsflusses, denn mit jeder Unterbrechung leiden auch Konzentration und Produktivität. Doch mit einfachen Tricks lassen sich Anrufe richtig lenken und fallen einem nicht zur Last.

Erreichbar sein, aber nicht sofort

Es klingt vielleicht ein wenig ungewöhnlich, aber nach Möglichkeit sollten Anrufe nicht direkt entgegen genommen werden. Besser ist es, kurz nach einem Anruf zurückzurufen. Dadurch wird Folgendes sichergestellt:

  • Gespräche werden durch zeitliche Puffer entschleunigt
  • Themen können mit dem richtigen Mindset vorbereitet werden
  • Unerwartete Situationen lassen sich größtenteils vermeiden
  • Werbeanrufe haben meist keine Chance

Emotionen managen

Gespräche klappen dann am besten, wenn wir dafür positiv gestimmt sowie die notwendige Zeit und Ruhe zur Vorbereitung finden. Hektik hingegen führt oft zu Missverständnissen und birgt erhöhten Kommunikationsaufwand. Speziell wer sich akut ärgert, sollte sich mit Telefonaten Zeit lassen und eine Weile lang tief durchatmen. Wut ist kein guter Ratgeber und steht einer souveränen Gesprächsführung entgegen – ein Schluck stilles Wasser hingegen, hilft zu entspannen und die Stimme zu stärken.

Zeitrahmen und Themen klar abgrenzen

Während des Gesprächseinstiegs sollte idealerweise klar umrissen werden, über was gesprochen wird und wie viel Zeit dafür zur Verfügung steht. Dabei ist es notwendig, sich selbst an die eigenen Vorgaben zu halten. Fallen weitere Themen an, sollte auch für diese ein passender Zeitrahmen definiert oder ein weiterer Termin vereinbart werden. Wichtig ist, dass dem Gegenüber nicht das Gefühl vermittelt wird, für sein Anliegen sei kein Platz. Ganz im Gegenteil: Die zur Verfügung stehende Dauer wird sehr konzentriert genutzt und bewusst für klar definierte Themen bereit gestellt.

Freiräume schaffen Klarheit für konstruktive Lösungen

Anrufer in unpassenden Momenten werden nicht selten mit dem Versprechen vertröstet, sie zu einem späteren Zeitpunkt zurückzurufen. Diese Reaktion ist problematisch, weil sie dem Gegenüber signalisiert, dass sein Anliegen zwar gehört, aber als nicht wichtig genug empfunden wird, um dieses sofort weiter zu verfolgen. Eine konsequent zeitentzerrte Kommunikation hilft, Freiräume zu schaffen, um mit klarem Kopf bei der Sache bleiben zu können. So ist es auch möglich, sich im Rahmen eines Telefonats nicht unter Druck setzen zu lassen. Wird im Gespräch auf kritische Entscheidungen gedrängt, besteht immer die Möglichkeit, einen zeitlichen Aufschub zu erwirken. So bleibt man die treibende Kraft und wird nicht zum Getriebenen. aru

Über den Autor

Dr. Mehran Khazami, Bild: DK International Akademie

Dr. Mehran Khazami ist Gründer und Inhaber der DK International Akademie in München. In dieser Funktion leitet er die Entwicklung des Instituts und hält auch selbst Kurse zum Personal Change Management.