Ein Beispiel für gelungenes Portfoliomanagement

Um zu verstehen, was Portfoliomanagement leisten kann, lohnt sich ein Blick auf ein Beispiel. Die Tortendiagramme zeigen, dass dieses Beispielunternehmen Einblicke hat, die es allein durch die Betrachtung der Produktentwicklungsprojekte nicht erhalten würde.

Wenn Unternehmen den Produktentwicklungsprozess durch Portfoliomanagement ergänzen, erhalten sie dadurch einerseits wichtige Kriterien für einen optimalen Entscheidungsprozess und andererseits eine größere Transparenz und Beurteilungsbasis, um Projekte gegenüber dem gesamten Portfolio abzuwägen. Der Portfoliomanagement-Prozess liefert Unternehmen Antworten auf die wichtigsten Fragen für die Entscheidungsfindung:

• Passt das Produkt oder Projekt zu unserer strategischen Zielverfolgung?
• Haben wir ausreichende Ressourcen, um das Projekt zusätzlich umzusetzen? Wenn nicht, gibt es Möglichkeiten, andere Projekte zugunsten des neuen Projektes zu verwerfen?
• Welche Auswirkung hat das neue Projekt auf das übrige Portfolio?
• Wie wirkt sich die Projektverfolgung auf unsere strategische Ausgewogenheit, unsere Ressourcen, unsere Lieferkette aus?
• Welche Risiken sind mit diesem neuen Projekt verbunden?

Um Entwicklungsprojekte im Kontext des Portfolios zu bewerten, sollten mehrere Auswahlkriterien herangezogen werden. Die folgenden Kriterien spielen in der Regel eine Rolle, je nach den Eigenheiten des jeweiligen Unternehmens in unterschiedlichen Gewichtungen:

1. Finanzen: Wichtig ist, so viele Kostenaspekte wie möglich zu analysieren und in den Entscheidungsprozess mit einzubeziehen. Dafür kommen Kapitalwert (NPV), Interner Rentabilitätswert (IRR), Return on Investment (ROI), Umsatz und Marge, Produktionskosten, Umsatzkosten (COGS), Verkaufsmenge und Arbeitskosten in Frage. So können Unsicherheitsfaktoren bereits im Vorfeld betrachtet und die Prozessrisiken entschärft werden.
2. Ressourcen: Hier geht es weniger um die Frage, ob genügend Mitarbeiterkapazitäten für dieses Projekt zur Verfügung stehen, sondern vielmehr darum ob es Sinn ergibt, diesem Projekt Mitarbeiter zuzuordnen und an der Umsetzung arbeiten zu lassen. Es gibt oft zu viele Projekte, die das spezielle Know-how eines Mitarbeiters erfordern, sodass dieser dann innerhalb des Gesamtportfolios maßlos überlastet ist. Kriterien sind deshalb: Verfügbarkeit, Qualifikation, Position, Kompetenz, Zertifikate, Fertigungslinie, Standort, Arbeitsverhältnis, Sprachen und Zeitzone.
3. Organisationserfahrung: Wenn sich in einem Bereich hinsichtlich der Projektanforderungen größere Schwierigkeiten herauskristallisieren, sollte man sich gegen die Projektdurchführung entscheiden. Typische Hürden sind gesetzliche Vorschriften, mit denen noch wenig Erfahrung besteht, oder Investitionen in neue Technologien, für die es nur wenige Anbieter gibt oder von Anbietern, die nicht Teil der Lieferkette sind. Bewertungskriterien sind: Technologie, Lieferkette, Vertriebskanäle, Patente, Komplexität und gesetzliche Vorschriften.
4. Strategie: Unternehmen sollten davon überzeugt sein, dass ein Projekt als Teil des Portfolio-Mix insgesamt zu besseren strategischen Ergebnissen beiträgt. Es empfiehlt sich, ein Projekt gegenüber dem Gesamtportfolio abzuwägen in Bezug auf: Prioritäten, Risiken, Portfolio-Mix, Passung, Nutzen und Partnerschaften.
5. Bedeutung: Dieses Kriterium variiert von Unternehmen zu Unternehmen stark, da sich die Konsequenzen einer Entscheidung auf den Geschäftserfolg je nach Branche und Unternehmensgröße stark unterscheiden. Dennoch oder gerade deswegen sollte die Auswirkung eines Projektes und des zu erwartenden Ergebnisses stets ein wichtiges Beurteilungskriterium sein und folgende Aspekte einbeziehen: Markenpositionierung, Wettbewerb, Kunden, Umwelt, Marktrelevante Stock Keeping Units (SKUs), Mitarbeiter, Lieferkette sowie soziale und ethische Gesichtspunkte.

Der Einsatz von Portfoliomanagement zur Projektbeurteilung mit diesen fünf Auswahlkriterien ist grundlegend für eine ergebnisorientierte, datengestützte Entscheidungsfindung. So kann ein Unternehmen sicherstellen, dass die verfolgten Projekte auch wirklich den strategischen Unternehmenszielen entsprechen. Für die datengestützte Auswertung bieten sich Softwarelösungen aus dem Bereich Projektportfoliomanagement an, die nahezu für jede Unternehmensgröße und Anforderung zur Verfügung stehen.