Screenshot, Bild: Planta

Gut zu wissen: Welcher Entwickler wann an welchem Projekt arbeitet. Der Screenshot zeigt eine entsprechende Einplanung der Abteilungs- und Personenressourcen. Bild: Planta

Der japanische Hersteller elektromechanischer Elektronikkomponenten Yamaichi Electronics beliefert nicht nur verschiedene Branchen wie Industrie, Automotive, Halbleiter und Medizintechnik mit seinen Steckverbindern, er unterliegt auch einer besonderen Herausforderung: angesichts sehr vieler Projekte den Überblick zu behalten, weil einzelne Ressourcen in bis zu 25 Projekten gleichzeitig eingeplant sind.

Und so sieht die Situation grundsätzlich aus: Projekte für Massenprodukte werden im Bereich Connector Solutions mit Priorität geplant. Die typische Projektdauer beträgt sechs bis 24 Monate. An den Projekten sind mehr als 100 Mitarbeiter aus den Kernbereichen Vertrieb, Produktmanagement und Engineering beteiligt. Die Produktion erfolgt in eigener Fabrik oder extern, mit Schwerpunkt Asien. Es laufen etwa 60 bis 70 Entwicklungsprojekte gleichzeitig. Einzelprodukte werden im Bereich Test Solutions in etwa 250 Projekten pro Jahr entwickelt. Hier beträgt die typische Projektdauer sechs bis acht Wochen.

Um dabei den Überblick zu behalten, optimiert der Hersteller seine Entwicklungs-, Kunden- und Änderungsprojekte, auch bei individuellen Kundenentwicklungen, inzwischen mit dem Projekt- und Projektportfolio-Management-System der Firma Planta. In zwei Entwicklungszentren in München und im tunesischen Sousse sowie am Produktionsstandort in Frankfurt an der Oder unterstützt der Software-Spezialist circa zehn Projekt- und Multiprojektleiter und 90 Mitarbeiter bei der Planung und Steuerung von Projekten. Im Einsatz sind die drei Produkte Planta Project, Planta Portfolio und Planta Customizer. Individuelle Reports und ein Modul für die Profitabilitäts-Analyse sind mithilfe von Anpassungen erstellt worden. Bei der Ressourcenplanung für den japanischen Hersteller gibt es eine Besonderheit: Auch Testgeräte werden als Skill-Ressourcen in Projekten eingeplant, sodass die optimale Auslastung dieser Geräte gewährleistet ist.

Vor der Umstellung: Projekte auf Zuruf

Und so sah der Ablauf vor der Umstellung aus: Vor Einführung von Planta Project haben die Japaner Projekte mit Microsoft Excel und einfachem CRM-System geplant. Damit war nur ein einfaches Projektmanagement möglich. Es gab keine standardisierten Termin- und Ressourcenpläne und nur vereinzelt Terminpläne in Excel oder OpenProj. Die Projektsteuerung erledigten die Ingenieure über Checklisten und offene Punkte in Excel. Die strategische Ausrichtung des Portfolios wurde in Roadmap Meetings mit der Geschäftsführung festgelegt. Das Portfoliomanagement erfolgte in Prio-Meetings anhand einer Excel-Liste. Höchste Priorität hatten akute Themen, es gab wenig Rücksicht auf andere Projekte. Weil die Software es einfach zuließ, den Freigabeprozess zu umgehen, wurden Projekte zum Teil auf Zuruf gestartet. Den Projektleiter sah das Entwicklungsteam in erster Linie als Antreiber an.

Deshalb wünschte sich der Hersteller durch die Einführung der PM-Software des Karlsruher Softwarehauses folgende Verbesserungen: eine bessere Vorhersehbarkeit der Entwicklung des Projektportfolios und auch der Einzelprojekte in Bezug auf Termine, Kosten, Qualität; ein besseres Projektmanagements und dadurch eine professionellere Abwicklung der Projekte; eine effizientere Nutzung von Ressourcen, auch der Testgeräte, im einzelnen Projekt sowie (durch die Priorisierung) im Portfolio; eine bessere Umsetzung definierter Projektprozesse; eine effektivere Projektauswahl hinsichtlich Umsetzung der Unternehmensstrategie; eine effektivere Projektauswahl hinsichtlich der Frage „Wie kann ich mit den vorhandenen Ressourcen optimalen Umsatz generieren?“.

Gleiche Standards für alle Projekte

Rundsteckverbinder, Bild: Yamaichi Electronics
Rundsteckverbinder von Yamaichi Electronics. Der Hersteller beliefert mit seinen Steckverbindungen, diverse Branchen, wie zum Beispiel Automotive und auch die Medizintechnik. Bild: Yamaichi Electronics

Vom Kickoff über Definition und Umsetzung von Anpassungen bis zum Rollout und der Migration aller Projekte inklusive der Teilprojekte nach Planta vergingen neun Monate: Der Rollout für den Bereich Connector Solutions lief von April 2014 bis Januar 2015. Die Excel-Templates wurden abgelöst. Nun wird jedes Entwicklungsprojekt nach den gleichen Standards mit Terminplan, Checkliste und Prozessmodell durchgeführt. Die Entwicklungsressourcen werden geplant, die Priorisierung erfolgt anhand von Ressourcenplanung und Commercial Details in Planta. Künftig auch mit Zielwertbeiträgen und Risikowerten. Matthias Möst, Project Manager Connector Solutions bei Yamaichi Electronics, beschreibt den Nutzen der Software-Einführung: „Die Implementierung des Planta-Projektfreigabeprozesses ist einer der größten Fortschritte. Alle Projekte werden nach den gleichen Regeln, also Idee, Vorhaben, Projekt, gestartet. Dieser Prozess wird stabil gelebt und es ist nicht mehr möglich, ihn zu umgehen.“

Klare Abläufe, feste Kriterien

Im Einzelnen funktioniert das so: Der Außendienst legt eine Idee mit allen Informationen an, die für weitere Entscheidungen benötigt werden. Der Produktmanager entscheidet, ob es eine sinnvolle Idee ist und ob tatsächlich alle Informationen vorhanden sind und macht aus der Idee ein Vorhaben. Anhand von Prüfkriterien wird entschieden, ob aus dem Vorhaben ein Projekt wird und wann es gestartet wird. Vor der Freigabe des Projekts wird keine Projektarbeit geleistet (keine Zeiterfassung). Durch die Umstellung hat der japanische Hersteller folgende Ziele erreicht: eine bessere Umsetzung definierter Projektprozesse; Verbesserung des Projektmanagements und dadurch professionellere Abwicklung der Projekte; effizientere Nutzung von Ressourcen im einzelnen Projekt als auch – durch Priorisierung – im Portfolio; bessere Vorhersagbarkeit von Einzelprojekten hinsichtlich Terminen, Kosten, Qualität.

Die Trennung nach Ideen, Vorhaben und Projekten war ein echter Meilenstein. Die Ressourcenplanung wird jetzt kontinuierlich umgesetzt und gelebt. Und vor allem: Es gibt keine Parallelwelt mehr in anderen Tools. aru